Ein topaktuelles Praxisverwaltungssystem: die Praxissoftware medatixx mit Selbst-Updates

medatixx ist eine der führenden Praxissoftware-Lösungen in Deutschland und wird in tausenden Arztpraxen und MVZ eingesetzt. Die Software deckt den gesamten Praxisalltag ab – von der Patientenverwaltung und Dokumentation über die Rezeptschreibung und Abrechnung bis hin zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI). medatixx wird kontinuierlich weiterentwickelt und an aktuelle gesetzliche Anforderungen angepasst, etwa eRezept, eAU und ePA. Ziel ist ein effizienter, digitaler Praxisbetrieb mit möglichst wenig Papier und Verwaltungsaufwand.

medatixx eignet sich für nahezu alle Fachrichtungen – von der hausärztlichen Praxis über fachärztliche Einzelpraxen bis hin zu großen Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) und Berufsausübungsgemeinschaften (BAG). Die Software lässt sich flexibel an verschiedene Fachgebiete anpassen, etwa durch fachspezifische Dokumentationsvorlagen, Formulare und Abrechnungsziffern. Auch Praxen mit mehreren Standorten können medatixx effizient nutzen. Durch zahlreiche Zusatzmodule wie DMP, Impfverwaltung oder Spracherkennung wächst medatixx mit den Anforderungen Ihrer Praxis.

medatixx setzt auf ein transparentes monatliches Lizenzmodell, das Software-Updates und gesetzliche Anpassungen bereits enthält – Sie zahlen einen planbaren Monatsbeitrag ohne versteckte Kosten. Die Höhe richtet sich nach der Anzahl Ihrer Zugriffslizenzen (also wie viele Arbeitsplätze die Software gleichzeitig nutzen können), der Betriebsstätten und den gewünschten Zusatzmodulen. Für Praxisgründer gibt es attraktive Einstiegspakete inklusive kostenfreier Add-ons im ersten Jahr. Für größere Praxen, BAG und MVZ stehen skalierbare Pakete zur Verfügung, sodass medatixx mit Ihrer Praxis mitwächst. Viele nützliche Zusatzmodule – von DMP über Spracherkennung bis Online-Terminmanagement – lassen sich flexibel hinzubuchen. Wer medatixx erst einmal unverbindlich testen möchte, kann die kostenlose 90-Tage-Testversion nutzen. Unser Tipp: Lassen Sie sich von Doctago ein individuelles Angebot erstellen – als offizieller medatixx-Partner beraten wir Sie ehrlich, transparent und passgenau zu Ihrer Praxissituation.

medatixx läuft auf Windows-Betriebssystemen (ab Windows 10, empfohlen Windows 11) und benötigt einen aktuellen Server oder eine entsprechende Serverumgebung für den Mehrbenutzerbetrieb. Pro Arbeitsplatz wird ein handelsüblicher PC mit mindestens 8 GB RAM, einer SSD-Festplatte und einem aktuellen Prozessor empfohlen. Für die TI-Anbindung wird zudem ein Konnektor, ein Kartenterminal sowie eine stabile Internetverbindung benötigt. Bildschirme mit einer Auflösung von mindestens 1920 × 1080 Pixel sorgen für eine optimale Darstellung aller Programmfenster. Doctago übernimmt gerne die vollständige Hardware-Beratung und -Einrichtung für Ihre Praxis.

Ein Softwarewechsel zu medatixx wird sorgfältig geplant und individuell auf Ihre Praxis zugeschnitten. Zunächst analysieren wir Ihre bestehende IT-Infrastruktur und erstellen einen Migrationsplan. Anschließend konvertieren wir Ihre alte Praxissoftware sowie – falls vorhanden – Ihr bisheriges Archivsystem. Aus der Konvertierung erhalten wir einen BDT-Export, der in medatixx importiert wird. Danach werden die Abrechnungsdateien separat übernommen, sodass Ihre Abrechnungshistorie lückenlos zur Verfügung steht. Die Umstellung ist jederzeit möglich – Sie sind nicht an einen Quartalswechsel gebunden. Nach der Installation und Konfiguration folgt eine umfassende Schulung Ihres gesamten Praxisteams. Damit Sie im neuen System sicher ankommen, erhalten Sie im Anschluss eine persönliche Anlaufbetreuung durch Doctago, bei der wir Ihnen in den ersten Tagen im Echtbetrieb zur Seite stehen.

medatixx bietet verschiedene Schulungsformate an – von Online-Webinare bis hin zu E-Learning-Modulen. Gerade für neue Mitarbeiter:innen oder beim Systemwechsel sind strukturierte Schulungen essenziell, damit Ihr Team die Software schnell und sicher beherrscht. Darüber hinaus steht Ihnen über Doctago ein direkter Ansprechpartner zur Verfügung, der Ihre Praxis und Ihre Abläufe kennt. Wir bieten individuelle Schulungen, die genau auf Ihre Praxissituation zugeschnitten sind – ob für MFA, Praxismanager:innen oder Ärzt:innen.

medatixx veröffentlicht regelmäßig Updates, die sowohl funktionale Verbesserungen als auch gesetzlich vorgeschriebene Anpassungen enthalten – etwa für eRezept-Änderungen, neue Formularversionen oder EBM-Aktualisierungen. Das Beste daran: Updates spielen sich automatisch ein, solange keine ausstehenden Windows-Updates auf dem Server die Installation blockieren. Auch um die Datensicherung müssen Sie sich keine Sorgen machen – medatixx erstellt vor jedem Update automatisch ein Backup. Achten Sie lediglich darauf, dass Ihre Windows-Updates am Server regelmäßig durchgeführt werden, damit der automatische Update-Prozess reibungslos läuft. Als Ihr IT-Partner übernimmt Doctago die komplette Serverwartung inklusive Windows-Updates – so ist sichergestellt, dass Ihre medatixx-Updates immer zuverlässig durchlaufen.

medatixx starten Sie per Doppelklick auf das Programmsymbol auf Ihrem Desktop. Im Anmeldefenster geben Sie Ihren Anmeldenamen und Ihr Passwort ein – medatixx schlägt automatisch die Person vor, die zuletzt an diesem Arbeitsplatz gearbeitet hat. Achten Sie bei der Passworteingabe auf die Groß- und Kleinschreibung. Nach der Anmeldung gelangen Sie zum Startbildschirm, von dem aus Sie über das Feld „Gehe zu" direkt per Direktbefehl zur gewünschten Funktion navigieren können – etwa mit „pat" in den Patientenbereich. Alternativ erreichen Sie alle Funktionen auch bequem über die Menüführung.

Direktbefehle sind eine der schnellsten Möglichkeiten, um in medatixx zu navigieren. Sie geben einfach einen kurzen Befehl in die Direktbefehlszeile ein (sichtbar am oberen Bildschirmrand) und springen direkt zum gewünschten Bereich. Beispiele: Der Befehl pat öffnet die Patientensuche, ein die Einstellungen und grund die Grundeinstellungen. Auch r für Rezeptschreibung oder lab für den Laborbereich sind gebräuchlich. Direktbefehle sparen im hektischen Praxisalltag enorm viel Zeit, da Sie sich nicht durch mehrere Menüebenen klicken müssen. Eine Liste aller verfügbaren Direktbefehle finden Sie unter Hilfe → Direktbefehlsübersicht.

medatixx lässt sich effizient über Tastenkombinationen bedienen, was den Praxisalltag spürbar beschleunigt. Die wichtigsten: Mit F2 lesen Sie die eGK ein, F3 öffnet den Patientenbereich und F10 springt direkt ins Feld „Gehe zu" für die Direktbefehlseingabe. Alt+S speichert Ihre Eingaben zwischen, ESC schließt das aktuelle Fenster. Mit Alt+F1 öffnen Sie jederzeit den medatixx-Copilot für schnelle Hilfe im Programm. Darüber hinaus können Sie in vielen Bereichen über Alt + den unterstrichenen Buchstaben die jeweilige Funktion direkt aufrufen – halten Sie einfach die Alt-Taste gedrückt, um die verfügbaren Buchstaben zu sehen. Die Tastenkombinationen sind im gesamten Programm einheitlich belegt und lassen sich im Praxisalltag schnell verinnerlichen.

Im oberen rechten Bereich des Programms sehen Sie jederzeit, welcher Benutzer angemeldet ist und für welchen Leistungserbringer in welcher Betriebsstätte dieser arbeitet. Den Leistungserbringer wechseln Sie direkt über diese Anzeige – es erscheinen alle Leistungserbringer, denen Sie zugeordnet sind, auch standortübergreifend. Der Wechsel erfolgt ohne erneute Passworteingabe. Den Benutzer wechseln Sie ebenfalls über diese Anzeige oder schnell über den Direktbefehl „bw" – hierbei ist eine erneute Passworteingabe erforderlich und alle offenen Fenster werden geschlossen. Ein Benutzerwechsel ist auch über die Bildschirmsperre (Strg+L oder Schloss-Symbol) möglich.

Ja, in medatixx können Sie beliebig viele Fenster aus allen Bereichen gleichzeitig geöffnet haben – etwa die Patientenakte, ein Rezeptfenster und den Terminplaner. Die Anzahl der geöffneten Fenster innerhalb eines Bereichs wird als hochgestellte Zahl über dem jeweiligen Bereich angezeigt. Wenn Sie die Maus über einen Bereich mit mehreren offenen Fenstern bewegen, erhalten Sie eine Vorschau und können per Klick direkt zum gewünschten Fenster wechseln. Alternativ nutzen Sie die Tastenkombination Strg+Tab, um schnell zwischen geöffneten Inhaltsmasken zu wechseln. Über das rote X in der Vorschau lässt sich ein Fenster auch direkt schließen. Alle Fenster können zudem jederzeit mit ESC geschlossen werden – sind noch ungespeicherte Änderungen vorhanden, werden Sie automatisch zum Speichern aufgefordert.

Der medatixx-Copilot ist ein integrierter Chatbot, der Ihnen direkt im Programm bei Problemen und Fragen weiterhilft. Sie öffnen ihn über den Copilot-Button rechts oben im Programm oder schnell per Tastenkombination Alt+F1 – das Chatfenster erscheint dann unten rechts. Beschreiben Sie dort Ihr Anliegen, und der Copilot versucht, Ihnen sofort eine Lösung anzubieten. Falls Ihr Problem nicht direkt gelöst werden kann, haben Sie die Möglichkeit, direkt aus dem Chatfenster ein Support-Ticket zu erstellen – so geht keine Anfrage verloren. Der Copilot ist damit Ihre erste Anlaufstelle für schnelle Hilfe, ohne das Programm verlassen zu müssen.

Der Info Point ist Ihre integrierte Informationszentrale innerhalb von medatixx. Er liefert Ihnen Wissenswertes zum Praxismanagement sowie konkrete Empfehlungen zu Ihren Patienten – etwa Rote-Hand-Briefe, Fachliteratur, relevante Studien oder Digitale Gesundheitsanwendungen (DiGA). Darüber hinaus finden Sie dort Informationen zu Fortbildungen der medatixx-akademie, kostenfreien E-Learnings zu Programmfunktionen und den regelmäßigen digitalen Anwendertreffen meet.medatixx. Sie erreichen den Info Point über das Info-Point-Icon im rechten unteren Programmbereich – die angezeigte Zahl verrät Ihnen, wie viele ungelesene Informationen vorliegen. Besonders relevante Inhalte erhalten Sie zusätzlich als Push-Benachrichtigung, die automatisch unten rechts eingeblendet wird. Praktisch: Sie können sich wichtige Informationen merken – diese erscheinen dann immer an erster Stelle und lassen sich gezielt filtern.

Die Patientensuche erreichen Sie über das Suchfeld im Patientenbereich – z. B. schnell per F3. Bereits ab dem ersten eingegebenen Zeichen werden Ergebnisse angezeigt. Sie können nach Name, Vorname, Geburtsdatum oder Patientennummer (mit vorangestelltem #) suchen – die Eingabe ist in beliebiger Reihenfolge möglich. Über den Zahnrad-Button neben dem Suchfeld verfeinern Sie die Suche: Wählen Sie zwischen „Enthält", „Beginnt mit" oder „Gleich" und aktivieren Sie bei Bedarf die Ähnlichkeitssuche – praktisch, wenn Sie unsicher sind, ob ein Name mit „C" oder „K" geschrieben wird. Über die erweiterte Suche können Sie zusätzlich nach Telefonnummer, PLZ/Ort, Straße oder Versichertennummer filtern. Innerhalb der Patientendokumentation steht Ihnen eine Volltextsuche zur Verfügung, mit der Sie gezielt Befunde, Notizen oder andere Einträge wiederfinden. Diagnosen lassen sich sowohl über den ICD-Code als auch über den Diagnosetext suchen – bei mehreren Suchbegriffen trennen Sie diese einfach mit einem Leerzeichen (UND-Suche).

Den Patientenbereich rufen Sie schnell über die Taste F3 oder den Direktbefehl „pat" auf. Im Suchfeld geben Sie einfach Name, Vorname, Geburtsdatum oder die Patientennummer (mit vorangestelltem #) ein – schon ab dem ersten Zeichen erscheinen passende Treffer, die Sie per Pfeiltasten auswählen und mit Enter öffnen können. Über den Zahnrad-Button neben dem Suchfeld stehen Ihnen weitere Filteroptionen zur Verfügung, z. B. eine Ähnlichkeitssuche – hilfreich, wenn die Schreibweise eines Namens unklar ist. In der erweiterten Suche lässt sich zusätzlich nach Telefonnummer, Adresse, Versichertennummer oder PLZ/Ort filtern. Nach der Auswahl öffnet sich direkt die Patientenübersicht mit allen hinterlegten Informationen.

Legen Sie die eGK des Patienten in das angeschlossene Kartenterminal ein und starten Sie den Lesevorgang mit der Taste F2 oder über den Eintrag „eGK einlesen" im Action Panel. Die Karte wird automatisch auf Gültigkeit und mögliche Defekte geprüft. Bei einem neuen Patienten werden die Versichertenstammdaten direkt in die Pflichtfelder übernommen – anschließend wechselt medatixx automatisch in die Scheinverwaltung. Bei einem bereits vorhandenen Patienten erkennt das System die Karte und öffnet direkt die Scheinverwaltung bzw. die medizinische Dokumentation. Weichen die Kartendaten von den gespeicherten Stammdaten ab, erhalten Sie einen Hinweis und können die Änderungen direkt übernehmen. Gleichzeitig wird die VSDM-Prüfung (Versichertenstammdatenmanagement) über die Telematikinfrastruktur durchgeführt – das Prüfergebnis wird in den Kartendaten und im Abrechnungsschein dokumentiert. Bei einem Quartalswechsel muss die eGK erneut eingelesen werden, damit ein neuer Abrechnungsschein angelegt wird. Falls die Karte nicht gelesen werden kann, prüfen Sie die Verbindung zum Kartenterminal und zum TI-Konnektor – den TI-Verbindungsstatus können Sie jederzeit über den Systemstatus-Button unten rechts einsehen.

Die Patientenstammdaten rufen Sie über den Direktbefehl „psd" oder über die entsprechende Kategorie in der Menüführung auf, sobald der Patient geöffnet ist. Hier pflegen Sie persönliche Daten wie Adresse, Telefonnummer, Versicherungsdaten und weitere Informationen. Speichern Sie Ihre Änderungen über die Speichern-Schaltfläche oder mit Strg+S. Wichtig: Bei abrechnungsrelevanten Änderungen – etwa an Name, Adresse oder Versicherungsdaten – erscheint automatisch eine Sicherheitsabfrage. medatixx zeigt Ihnen die geänderten Daten neben den bisherigen Scheindaten an, und Sie entscheiden pro Schein einzeln, ob die Änderungen übernommen werden sollen. Versicherungsdaten wie Krankenkasse und Versichertennummer sollten idealerweise über das Einlesen der eGK (F2) aktualisiert werden, um Abrechnungsfehler zu vermeiden. Eine sorgfältige Stammdatenpflege ist die Grundlage für reibungslose Abrechnungen und korrekte Korrespondenz.

Der Dokumentationsbereich ist das Herzstück der Patientenübersicht in medatixx. Er ist in zwei Hauptbereiche gegliedert: Im Permanentbereich werden übergeordnete, dauerhafte Patienteninformationen angezeigt – darunter liegend finden Sie den eigentlichen Dokumentationsbereich, in dem alle Einträge nach Kategorien geordnet dargestellt werden (z. B. Anamnese, Befund). Sie können sowohl Freitext eingeben als auch auf vorgefertigte Textbausteine zugreifen, um wiederkehrende Formulierungen schnell einzufügen. Die Freitexteingabe unterstützt Textformatierungen (fett, kursiv, Schriftart/-größe, Farben) und bietet eine integrierte Rechtschreibprüfung. Zusätzlich lassen sich Dateien an Dokumentationseinträge anhängen. Praktisch: Über die MedSuche Online können Sie Begriffe oder Texte direkt aus der Dokumentation heraus an ein medizinisches Wissensportal übergeben. Weitere Funktionen wie Rezepte, Arztbriefschreibung, Heilmittelverordnungen und Labor erreichen Sie über das Action Panel am linken Bildschirmrand – aus der Arztbriefschreibung heraus kann dabei direkt auf Inhalte der medizinischen Dokumentation zugegriffen werden. Eine vollständige, strukturierte Dokumentation schützt Sie rechtlich und erleichtert die Zusammenarbeit im Praxisteam.

Die Favoritenleiste bietet Ihnen schnellen Zugriff auf häufig genutzte Funktionen und Aktionen. Standardmäßig ist sie in der Eingabezeile fixiert – wenn Sie mit der Maus darüber fahren, werden die hinterlegten Aktionen als Symbole sichtbar. Über das Zahnrad-Symbol an der Leiste rufen Sie die Einstellungen auf und passen die Zusammenstellung an Ihre Bedürfnisse an. Alternativ können Sie eine bereits definierte Einstellung importieren und darauf aufbauend individuell anpassen. Besonders flexibel: Die Favoritenleiste lässt sich abdocken und an eine beliebige Stelle innerhalb des Programmfensters platzieren – so haben Sie Ihre wichtigsten Aktionen immer genau dort, wo Sie sie brauchen. Im abgedockten Zustand stehen Ihnen zusätzliche Optionen zur Verfügung: Zuklappen, Einrasten, Andocken und der direkte Aufruf der Einstellungen. Die Favoritenleiste kann sowohl systemweit für alle Benutzer eingerichtet als auch über Einstellungsprofile benutzerspezifisch angepasst werden – so haben MFA und Ärzt:innen jeweils ihre eigenen Schnellzugriffe.

Textbausteine sind vordefinierte Textblöcke, die Ihnen die tägliche Arbeit in medatixx erheblich erleichtern. Sie eignen sich ideal für wiederkehrende Befundtexte, Therapieempfehlungen, Beratungsinhalte oder Standardformulierungen. Textbausteine werden in Gruppen organisiert und für bestimmte Verwendungsbereiche angelegt: Dokumentation (z. B. Anamnese, Befund), Cave (patientenspezifische Merkmale im Permanentbereich), Rezeptschreibung (z. B. Rezepturen) oder für alle Bereiche gleichzeitig.

Jeder Baustein erhält ein Kürzel, eine Bezeichnung und den eigentlichen Text – dieser kann auch Formatierungen und Platzhalter/Variablen enthalten. Textbausteine lassen sich zudem verschachteln, sodass komplexe Dokumentationsvorlagen möglich sind. Im Dokumentationsbereich rufen Sie Textbausteine über den Button „T" oder die Eingabe „t" auf – die vorhandenen Bausteine werden dann mit ihrem Kürzel angezeigt. Über „t#" oder den Button „T mit Lupe" können Sie gezielt nach einem bestimmten Textbaustein suchen.

Innerhalb der medizinischen Dokumentation eines Patienten steht Ihnen eine Volltextsuche zur Verfügung. Sie rufen diese über die Tastenkombination Strg+F oder das Lupensymbol am rechten Rand der medizinischen Dokumentation auf. Geben Sie einfach einen Suchbegriff ein – medatixx zeigt Ihnen daraufhin alle Dokumentationseinträge an, die diesen Text enthalten. Möchten Sie die Suche verfeinern, verbinden Sie mehrere Begriffe mit einem „+" (z. B. „Sono+Abdomen") – so werden nur Einträge angezeigt, die beide Begriffe enthalten. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie einen bestimmten Befund, eine frühere Therapieentscheidung oder ein Beratungsgespräch in einer umfangreichen Patientenhistorie wiederfinden möchten.

Der Permanentbereich ist ein dauerhaft sichtbarer Abschnitt innerhalb der Patientenübersicht, der beim Öffnen eines Patienten immer im oberen Teil angezeigt wird – unabhängig davon, welchen Dokumentationsreiter Sie gerade gewählt haben. Hier werden wichtige, übergreifende Patienteninformationen auf einen Blick dargestellt, beispielsweise Dauerdiagnosen, Cave-Einträge (z. B. Allergien, Unverträglichkeiten oder besondere Warnhinweise) und weitere patientenspezifische Merkmale. Unterhalb des Permanentbereichs befindet sich der variable Dokumentationsbereich, der sich je nach ausgewähltem Reiter verändert. Eine sorgfältige Pflege des Permanentbereichs erhöht die Patientensicherheit erheblich, da jeder, der die Patientenübersicht öffnet, kritische Informationen sofort im Blick hat.

Das Patienten-Dashboard ist eine grafische Übersicht innerhalb der medizinischen Dokumentation, die Sie über den entsprechenden Reiter „Dashboard" im Dokumentationsbereich aufrufen.

Es zeigt Ihnen auf einen Blick wichtige Patienteninformationen in Form von Kacheln – beispielsweise eine Laborwerte-Kachel mit ausgewählten Analyseparametern im zeitlichen Verlauf oder eine Termine-Kachel mit den zukünftigen (und optional vergangenen) Terminen des Patienten.

Welche Kacheln angezeigt werden, legen Sie über die Einstellungen → Medizinische Dokumentation → Patienten-Dashboard fest: Per Doppelklick auf einen Eintrag bestimmen Sie, ob dieser Teilbereich sichtbar sein soll. Auch der Name der einzelnen Kacheln kann verändert werden. Zusätzlich können Sie zwischen einem hellen oder dunklen Farbschema wählen.

Die Ablaufsteuerung unterstützt Sie bei strukturierten Arbeitsabläufen direkt in der medizinischen Dokumentation. Sie starten sie über den entsprechenden Button bzw. Splitbutton, über den Sie auch die Einstellungen zur Ablaufsteuerung aufrufen können.

Nach der Auswahl einer Ablaufsteuerung sehen Sie eine Abarbeitungsleiste am unteren Bildschirmrand mit allen relevanten Kategorien. Der Status wird farblich dargestellt: Grün für bereits bearbeitete, Rot für nicht bearbeitete, Blau für die aktuell in Bearbeitung befindliche und Grau für noch ausstehende Kategorien.

Automatische Auslöser: Ablaufsteuerungen können auch automatisch gestartet werden. Dazu definieren Sie einen Auslöser – die Ablaufsteuerung startet dann automatisch beim Speichern von: Arztbrief, Behandlungsprotokoll, Denver-Test, Diagnose, DMP & Vorsorge, Eigenlabor, eGK einlesen, Formular, Freitext, Geriatrie, Gravidogramm, Heilmittelverordnung, Hellbrügge-Test, Leistung, Rezept oder Schein.

Beide Funktionen zusammen sorgen dafür, dass Sie den Überblick behalten und keine wichtigen Schritte vergessen.

Ein Kassenrezept erstellen Sie direkt aus der Patientenakte – entweder über die Favoritenleiste (sofern dort hinterlegt) oder über die Rezeptfunktion im Dokumentationsbereich. Suchen Sie das gewünschte Medikament über die integrierte Medikamentendatenbank (ABDATA) anhand von Artikelname oder PZN. Über die Felder Wirkstärke, Packungsgröße, Darreichungsform, Wirkstoff und/oder Hersteller können Sie die Suche weiter eingrenzen. Zu jedem Medikament kann eine Standarddosierung hinterlegt werden, die bei jeder Verordnung automatisch übernommen wird.

medatixx prüft automatisch auf Wechselwirkungen (Interaktionen) mit anderen Wirkstoffen – auch bereits verordnete Medikamente und optional Lebens- und Genussmittel können in diese Prüfung einbezogen werden. Das System warnt Sie bei erkannten Wechselwirkungen.

Nach dem Speichern kann das Rezept gedruckt oder – im Rahmen der eRezept-Pflicht – direkt als eRezept signiert und versendet werden. Berechtigte Leistungserbringer oder Mitarbeiter können über die Signaturfreigabe ebenfalls eRezepte signieren.

In der medizinischen Dokumentation sehen Sie alle aktuellen und vergangenen Verordnungen eines Patienten. Den Dokumentationsbereich erreichen Sie über den Direktbefehl pdo oder über das Action Panel, wobei Sie das gewünschte Register direkt aufrufen können.

Pro Verordnung erkennen Sie auf einen Blick:

• wann die Verordnung erfolgte
• welchen Status das Medikament aktuell hat und vorher hatte
• wie es zum Zeitpunkt der Verordnung dosiert war
• ob es automatisch auf einen Medikationsplan übernommen wird

Besonders nützlich ist die Funktion „Wiederverordnung": Bereits verordnete Medikamente können Sie mit wenigen Klicks direkt aus dieser Ansicht heraus erneut verordnen – auch die Änderung eines Dosierungswechsels oder das Löschen eines Medikaments ist hier möglich.

Sofern bei Präparaten eine Rote-Hand-Brief-Kennung hinterlegt ist, wird ein entsprechendes Icon angezeigt. Mit einem Klick darauf wird der Rote-Hand-Brief im PDF-Format aufgerufen.

Die Übersicht erleichtert auch die Arbeit mit dem bundeseinheitlichen Medikationsplan (BMP): Der BMP kann erstellt und an den Patienten versendet werden – z. B. über die gesund.de-App. Im Medikationsplan sehen Sie, wann der BMP zuletzt versendet wurde. Der Versand löst automatisch einen Eintrag in der medizinischen Dokumentation aus.

Verordnete Medikamente können direkt auf den Medikationsplan gesetzt werden – entweder bei der Rezeptschreibung oder in der Verordnungsübersicht mit einem Klick.

Im Medikationsplan können Dosierungen im MMAN-Schema (morgens, mittags, abends, nachts) bearbeitet werden. Dosierungsverläufe können erfasst und auf dem Medikationsplan dargestellt werden. Zusätzlich können weitere Parameter für den Ausdruck hinterlegt werden.

Der BMP wird als Ausdruck für den Patienten generiert und enthält einen Barcode, der in anderen Praxen oder Apotheken eingelesen werden kann. Ein eingelesener Medikationsplan kann mit den bereits vorhandenen Medikamenten abgeglichen werden.

medatixx verfügt über eine integrierte Interaktionsprüfung, die auf der ABDATA-Arzneimitteldatenbank (Pharma-Daten-Service) basiert.

Die Stammdaten der Medikamente werden in regelmäßigen Abständen automatisch aktualisiert.

Die Interaktionsprüfung wird manuell über den Button „Interaktionen zeigen" ausgelöst. Das System prüft dann auf mögliche Wechselwirkungen mit der bestehenden Medikation des Patienten. Auch bereits verordnete Medikamente und Lebens- und Genussmittel können in die Prüfung einbezogen werden.

Für ein einzelnes Medikament können die vorhandenen medikamentenspezifischen Interaktionen eingesehen werden.

Tipp: Damit die Interaktionsprüfung zuverlässig funktioniert, sollte die Medikation des Patienten möglichst vollständig im System hinterlegt sein. Die Fremdmedikation (Medikamente anderer Ärzte) kann über den Direktbefehl fme erfasst werden.

Heilmittelverordnungen (z. B. für Physiotherapie, Ergotherapie, Stimm- und Sprechtherapie, podologische Therapie oder Ernährungsberatung) können in medatixx erstellt werden.

Bei der Auswahl einer Diagnose wird angezeigt, ob ein Kennzeichen für eine langfristige Heilmittelverordnung oder eine Praxisbesonderheit hinterlegt ist. Ebenso kann angezeigt werden, ob die Kriterien eines besonderen Verordnungsbedarfs erfüllt sind.

Besonderheiten beim Formular:

• Bei Auswahl einer Indikation mit einer Praxisbesonderheit oder einer langfristigen Heilbehandlung wird automatisch das Feld „Verordnung außerhalb des Regelfalles" gewählt.
• Die Verordnungsmenge muss immer ausgewählt werden – bei Kassenpatienten wird automatisch eine bestimmte Menge vorgeschlagen.

Verordnungen mit Praxisbesonderheiten oder langfristiger Heilbehandlung werden in der Heilmittelstatistik separat bewertet.

Für wiederkehrende Verordnungen können Heilmittelvorlagen erstellt und gespeichert werden. Nach der Speicherung steht die Vorlage als Auswahl bei der Heilmittelverordnung zur Verfügung.

Die eAU erstellen Sie in der Patientenakte über Formulare → AU-Bescheinigung oder über die Favoritenleiste. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus: Diagnose (ICD-10-Code), Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie ggf. Erst- oder Folgebescheinigung. Nach dem Ausfüllen wird die eAU mit dem eHBA elektronisch signiert und über KIM (Kommunikation im Medizinwesen) direkt an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Der Patient kann weiterhin einen Papierausdruck für seine Unterlagen erhalten.

Eine Überweisung erstellen Sie über Formulare → Überweisung (Muster 6) aus der Patientenakte heraus. Wählen Sie die Überweisungsart (Auftragsleistung, Konsiliaruntersuchung, Mit-/Weiterbehandlung) und geben Sie die Fachrichtung oder den Empfänger an. Diagnosen können aus der aktuellen Behandlung übernommen oder manuell eingetragen werden. medatixx druckt die Überweisung auf dem offiziellen KV-Formular aus. Häufig genutzte Überweisungsvorlagen lassen sich als Favoriten speichern. Dringlichkeitscodes können direkt aus der Überweisung generiert werden.

Die Krankenhauseinweisung (Muster 2) finden Sie unter Formulare → Krankenhauseinweisung. Tragen Sie die Diagnose, die Einweisungsart (Notfall oder geplant), das gewünschte Krankenhaus und die medizinische Begründung ein. medatixx übernimmt Patientenstammdaten und Versicherungsinformationen automatisch. Nach dem Ausfüllen drucken Sie das Formular über den zugewiesenen Formulardrucker aus. Ergänzende Befunde oder ein Begleitbrief können separat erstellt und dem Patienten mitgegeben werden. Achten Sie darauf, die Einweisung vollständig auszufüllen, da unvollständige Formulare von Krankenhäusern häufig zurückgewiesen werden.

Für die Behandlung von Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten stehen in medatixx spezielle BG-Formulare zur Verfügung, etwa der Durchgangsarztbericht oder die BG-Abrechnung. Bei der Anlage eines BG-Falls erfassen Sie den Unfallhergang, das Unfalldatum und die zuständige Berufsgenossenschaft. medatixx stellt sicher, dass die BG-spezifischen Felder korrekt befüllt werden und die Abrechnung nach UV-GOÄ erfolgt. BG-Fälle werden als eigener Scheintyp geführt und separat von der Kassenabrechnung behandelt.

Die Formular-Drucker-Zuordnung ist erreichbar über den Direktbefehl fdz oder die Schaltfläche im Hauptbereich Einrichtung.

Hier erfolgt die Zuweisung eines Standarddruckers oder einer formularspezifischen Druckerzuweisung. Zusätzlich kann pro Zuordnungstyp bzw. je Formular die Option „Immer in Warteschlange drucken" definiert werden.

Die Einstellungen sind hierarchisch ausgelegt – der höhere Detaillierungsgrad bestimmt die jeweilige Vorgabe. Über den Zuordnungstyp Kategorie können gemeinsame Formate zugewiesen werden (z. B. alle DIN-A5-Formulare einem bestimmten Drucker).

Die Zuordnung kann arbeitsplatzspezifisch erfolgen, sodass jeder Arbeitsplatz seinen nächstgelegenen Drucker nutzt.

Hinweis: Der Kompatibilitätsmodus in den Druckeinstellungen sollte nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Absprache mit dem Support aktiviert werden – etwa, wenn aufgrund von Offset-Einstellungen der Druck an einer Seite abgeschnitten wird.

Eine saubere Druckerzuordnung verhindert Fehldrucke und spart im Praxisalltag viel Zeit. Doctago richtet die Druckerzuordnung bei der Erstinstallation optimal für Sie ein.

Die KV-Abrechnung erstellen Sie quartalsweise über Abrechnung → KV-Abrechnung. Plausibilitätsprüfung, Scheinprüfung, Erstellung der Abrechnungsdatei – wird weitgehend automatisiert ablaufen. Vor der Abrechnung führt medatixx eine umfassende Prüfung durch und weist Sie auf fehlende Diagnosen, Abrechnungsfehler oder unvollständige Scheine hin. Die fertige Abrechnungsdatei wird anschließend über die KIM Adresse oder manuell über das KV-Portal an Ihre Kassenärztliche Vereinigung übermittelt. Nutzen Sie unbedingt das Abrechnungsprotokoll, um die Ergebnisse vor dem Versand zu kontrollieren.

Der Hauptbereich Abrechnung ist über die Schaltfläche Abrechnung oder den Direktbefehl abr erreichbar. Hier erfolgt die Erstellung der Kassen- und Privatabrechnungen sowie die Verwaltung der durchgeführten Abrechnungen.

Im Rahmen des Abrechnungsprüflaufs wird eine Fehlerliste erzeugt. Das Fehlerprotokoll mit der Abrechnungsdatei ist nachträglich und jederzeit aufrufbar. Die Fehlerliste wird über die Schaltfläche „Fehlerliste" der eingestellten Betriebsstätte angezeigt.

Die Fehlerliste stammt aus drei Prüfquellen:

• Interne Prüfung und KBV-Prüfmodul: beinhaltet sämtliche Patienten, bei denen im Abrechnungsprüflauf ein Fehler oder eine Warnung gefunden wurde (d. h. in deren medizinischer Dokumentation Fehler enthalten sind)
• KVDT-Prüfmodul: beinhaltet zusätzlich den Prüfstatus zum Abrechnungslauf und zeigt an, ob eine Weiterverarbeitung durch die KV möglich ist oder nicht

Die Fehlerliste unterscheidet:

• Fehler: führen zur Nichtabrechnung des Scheins
• Warnungen: geben dem Anwender eine Hilfe oder Handlungsempfehlung (z. B. Hinweis auf eine im letzten Quartal diagnostizierte chronische Erkrankung)

Fehler direkt abarbeiten: Bei Aufruf des einzelnen Fehlers oder einer Warnung verzweigt das System automatisch in die medizinische Dokumentation des betreffenden Patienten. Wird der Fehler korrigiert und die Dokumentation wieder verlassen, ist die Fehlerliste automatisch aktualisiert.

Privatrechnungen werden im Hauptbereich Abrechnung erstellt und verwaltet (Schaltfläche Abrechnung oder Direktbefehl abr). Über den Filter „Nur Rechnungen des aktiven Patienten" können Privat- und BG-Rechnungen des aktuell aufgerufenen Patienten angezeigt werden.

medatixx verfügt über einen integrierten GOÄ-Leistungsziffern-Katalog mit Stammdaten, die für den Privatrechnungsdruck und die Statistik herangezogen werden.

Die Privatrechnung kann auf Basis einer individuell gestalteten Rechnungsvorlage Privat gedruckt werden. Die Standard-Rechnungsvorlage und das Zahlungsziel werden pro Betriebsstätte zugeordnet – getrennt für ambulante und stationäre Behandlungen. Zusätzlich können für einzelne Abrechnungsfälle individuelle Anfangs- und Endetexte auf die Rechnung übernommen werden.

Der Rechnungsnummernkreis wird betriebs- und arztabhängig eingerichtet. Die Rechnungsnummer wird standardmäßig mit „1" vorgegeben, kann aber individuell angepasst werden.

Im Bereich Zahlungseingänge können bei den einzelnen Rechnungen Zahlungseingänge erfasst werden. Es lässt sich eine Liste von Zahlungseingängen über einen vorgegebenen Zeitraum anzeigen. Die Rechnungslisten können gedruckt oder in eine Datei exportiert werden.

Mahnungen können erzeugt und gedruckt werden. Es erfolgt jeweils ein Eintrag in der Karteikarte sowie in der Liste der Mahnungen.

Stornierung: Bereits erstellte Privatrechnungen können storniert werden – wahlweise mit automatischem Druck einer Stornorechnung oder ohne. Nach einer Stornierung wird ein Eintrag in der medizinischen Dokumentation vorgenommen.

PVS-Abrechnung: Scheine können zur Abrechnung über eine Privatärztliche Verrechnungsstelle (PVS) gekennzeichnet werden. Manche Verrechnungsstellen stellen Verschlüsselungszertifikate zur Verfügung, mit denen die Abrechnungsdateien verschlüsselt übermittelt werden.

Ziffernketten sind vordefinierte Kombinationen von Abrechnungsziffern, die für wiederkehrende Behandlungsanlässe als Vorlage gespeichert werden können. Sie stehen für die Gebührenordnungen EBM, GOÄ, UV-GOÄ und HzV zur Verfügung.

Ziffernketten werden unter Einstellungen → Ziffernketten bearbeiten erstellt und verwaltet. Jede Ziffernkette benötigt ein Kürzel (z. B. „Sono") und eine Beschreibung. Das Kürzel muss innerhalb einer Gebührenordnung und pro Arzt eindeutig sein – dasselbe Kürzel kann jedoch sowohl im EBM als auch in der GOÄ verwendet werden.

Ziffern innerhalb einer Kette können:

• Über ein Symbol einzeln entfernt werden
• Durch Markieren und Verschieben nach oben/unten sortiert werden

Bei Ziffernketten der Gebührenordnungen GOÄ, UV-GOÄ oder HzV lässt sich zusätzlich einstellen, ob alle Ziffern zur Übernahme in die medizinische Dokumentation vorausgewählt sind.

Anwendung in der Leistungserfassung: Bei Eintrag einer Ziffernkette werden in der Auswahlmaske die hinterlegten Ziffern angezeigt. In der letzten Spalte erscheinen zudem hinterlegte Begründungstexte sowie Anzahl und (bei GOÄ-Leistungen) vom Standard abweichende Faktoren. Die Auswahl der einzelnen Ziffern erfolgt per Maustaste oder schnell per Leertaste – diese springt automatisch zur nächsten Zeile, sodass alle Ziffern zügig gewählt werden können.

medatixx bietet im Bereich Auswertungen umfangreiche Analysemöglichkeiten für Ihr Leistungsvolumen und Ihre Abrechnung.

Leistungsziffernstatistik: Die Leistungsziffernstatistik ist über die Schaltfläche im Bereich „Auswertungen" aufrufbar. Eine Auswertung kann jederzeit während des laufenden Quartals erstellt werden.

Innerhalb der Haupt-/Nebenbetriebsstätte können die Ärzte beliebig gewählt werden. Bei der Option „Aktuell eingestellter Arzt" wird die Statistik für den jeweils angemeldeten Leistungserbringer berechnet.

Die Auswertung bietet verschiedene Ansichten:

• Leistungsgruppen mit Euro-Werten und durchschnittlichem Fallwert
• Fallzahlen
• Leistungsziffern: Ziffern werden mit der Anzahl multipliziert, um einen Gesamtwert pro Ziffer zu erreichen. In der Summenzeile erfolgt eine Zusammenfassung aller angezeigten Ziffern. Für jede einzelne Ziffer kann man sich die Patienten anzeigen lassen

Über den Button „Fachgruppenwerte bearbeiten" lassen sich Vergleichswerte für vorangegangene Quartale einstellen.

HVM-Statistik (Direktbefehl hvm): Die HVM-Statistik ist über Auswertungen → HVM-Statistik oder den Direktbefehl hvm aufrufbar. Hier kann ein RLV-Budget in Euro für die Praxis oder einzelne Ärzte festgelegt werden – mit Bezeichnung, Beschreibung und Bezugsquartal.

Laborergebnisse werden in der Regel über die LDT-Schnittstelle (Labordatentransfer) in medatixx importiert. Das Labor übermittelt die Befunde elektronisch, und medatixx liest die LDT-Datei ein und ordnet die Werte – sofern möglich – automatisch dem richtigen Patienten zu. Den Import starten Sie über Labor → Laborimport (Direktbefehl ldt). Mit der Schaltfläche „Einlesen" wird eine einzelne Datei importiert, über „Alle einlesen" können alle vorhandenen LDT-Dateien in einem Arbeitsschritt verarbeitet werden. Nach dem Import finden Sie die Ergebnisse im Laborbogen des jeweiligen Patienten. Berichte mit pathologischen Werten werden mit einem Pathologie-Icon gekennzeichnet, sodass Sie auffällige Befunde sofort erkennen. Konnte ein Befund nicht automatisch zugeordnet werden, erscheint er in der Liste der nicht zugeordneten Laborberichte (Direktbefehl lbl) – dort können Sie die manuelle Zuordnung vornehmen.

Der Laborbogen ist die zentrale Übersicht aller Laborwerte eines Patienten in medatixx. Den Laborbogen des aktuellen Patienten erreichen Sie über den Direktbefehl lba; den gesamten Bereich Labor über den Direktbefehl lab. Der Laborbogen bietet zwei Darstellungsmodi: die Berichtsansicht (einzelne Laborbefunde) und die kumulative Ansicht, in der Sie die Werte verschiedener Zeitpunkte übersichtlich nebeneinander sehen. Berichte mit pathologischen Werten werden mit einem Pathologie-Icon gekennzeichnet, sodass auffällige Befunde sofort erkennbar sind. Über Laborprofile legen Sie fest, welche Analysen angezeigt werden – die Auswahl lässt sich auch auf einzelne Labore beschränken. Im Patienten-Dashboard kann zusätzlich ein grafischer Verlauf einzelner Laborwerte eingeblendet werden.

Die kumulative Ansicht ist ein Darstellungsmodus des Laborbogens, in dem die Analysewerte verschiedener Zeitpunkte tabellarisch nebeneinander dargestellt werden – ideal für Verlaufskontrollen (z. B. HbA1c, Kreatinin, TSH). Sie können über die zugeordneten Laborberichte direkt in die Kumulativansicht wechseln. In den Einstellungen lässt sich festlegen, ob Analysen ohne Ergebniswert ausgeblendet werden sollen, und die Anzahl der sichtbaren Spalten kann begrenzt werden. Über Laborprofile (Direktbefehl lap) steuern Sie, welche Analysen in der kumulativen Ansicht angezeigt werden – identische Analysen mit unterschiedlichen Kürzeln verschiedener Labore können dabei zusammengefasst werden. Zusätzlich bietet das Patienten-Dashboard eine grafische Verlaufsdarstellung ausgewählter Laborwerte. Laborberichte lassen sich drucken oder als Druckvorschau darstellen.

Die Labortagesliste zeigt alle einem Patienten zugeordneten Laborbefunde eines bestimmten Tages an (noch nicht zugeordnete Berichte werden hier nicht gelistet). Sie erreichen sie über Labor → Labortagesliste oder den Direktbefehl ltag. Die Auflistung erfolgt alphabetisch nach Patientenname und kann nach Sichtungsstatus oder Pathologie sortiert werden – Berichte mit pathologischen Werten sind mit einem Pathologie-Icon gekennzeichnet. Über die Pfeilsymbole blättern Sie tageweise vor und zurück; es werden nur Tage angezeigt, an denen Befunde vorhanden sind. Per Doppelklick oder ENTER auf einen Eintrag öffnen Sie direkt die Berichtsansicht im Laborbogen. Jeden Befund können Sie über einen Haken als „gesichtet" markieren – dabei wird gespeichert, von wem und wann die Kennzeichnung erfolgte. Besonders wertvoll: Nach der Sichtung können Sie über das Kontextmenü direkt eine Aufgabe für den Patienten anlegen (z. B. „Patient anrufen"), was die Patientensicherheit im Praxisalltag spürbar erhöht.

Laborprofile zur Ansicht steuern, welche Laboranalysen im Laborbogen eines Patienten angezeigt werden. Sie erstellen und bearbeiten Profile über Einstellungen → Laboranalysen → Laborprofile (Direktbefehl lap). Praktisch: Sie können z. B. ein Profil „Diabetes" anlegen, das nur HbA1c, Nüchternglukose und Kreatinin anzeigt – so behalten Sie bei Verlaufskontrollen den Überblick. Identische Analysen mit unterschiedlichen Kürzeln verschiedener Labore lassen sich zusammenfassen. Das als Standard festgelegte Profil wird automatisch beim Öffnen des Laborbogens angezeigt. Tipp: Aus einem vorhandenen Laboreinzelbericht können Sie über „Als Laborbericht speichern" direkt ein entsprechendes Profil anlegen.

Zusätzlich gibt es Laborprofile zur Erfassung, die das schnelle Eingeben mehrerer Eigenlabor-Werte hintereinander ermöglichen – z. B. für Schnelltests in der Praxis. Diese Profile enthalten nur Analysen aus dem Eigenlabor und sind unter Einstellungen → Laboranalysen → Laborprofile zur Erfassung konfigurierbar.

Eigenlaborwerte – also Ergebnisse, die Sie direkt in Ihrer Praxis erheben (z. B. Urin-Stix, Blutzucker, CRP-Schnelltest) – erfassen Sie in der medizinischen Dokumentation des Patienten. Klicken Sie dort auf „Weiteren Eintrag hinzufügen", wählen Sie die gewünschte Analyse aus und tragen Sie den Messwert ein. Mit Strg + N können Sie direkt zum nächsten Wert springen, ohne die Maske zu verlassen. Über den Grenzwertindikator kennzeichnen Sie, ob ein Wert pathologisch ist – in der Karteikarte erscheint dann der Vermerk „Eigenlaborwerte erfasst (pathologisch)". Tipp: Für häufig wiederkehrende Eigenlabor-Sets (z. B. „Diabeteskontrolle") können Sie unter Einstellungen → Laboranalysen → Laborprofile zur Erfassung vordefinierte Profile anlegen, die das Eingeben mehrerer Analysen hintereinander ermöglichen. Noch komfortabler: Über die GDT-Schnittstelle lassen sich GDT-fähige Laborgeräte direkt an medatixx anbinden, sodass Messwerte automatisch in die Patientenakte übernommen werden.

Den Terminplaner konfigurieren Sie über Einstellungen → Terminplaneinstellungen (Voraussetzung: Lizenzierung im medatixx-Webshop). Zunächst legen Sie einen oder mehrere Kalender an und definieren deren Öffnungszeiten, sichtbare Zeitbereiche und die verfügbaren Ressourcen (Ärzte, Mitarbeiter, Räume). Über Terminarten (z. B. Akuttermin, Vorsorge, Impfung) steuern Sie die farbliche Darstellung im Plan sowie die voreingestellte Termindauer. Terminzeitfenster definieren feste Zeitblöcke, in denen bestimmte Terminarten und Ressourcen zur Verfügung stehen – sie können auch für die Online-Terminvergabe (x.webtermin) freigeschaltet werden. Über Ansichten legen Sie fest, welche Ressourcen als Spalten im Terminplaner erscheinen – ideal für Praxen mit mehreren Ärzten. Bei kurzfristigen Änderungen (Urlaub, Krankheit) helfen Abwesenheiten und temporäre Terminzeitfenster, den Plan flexibel anzupassen.

Einen neuen Termin erstellen Sie durch Klick auf den gewünschten Zeitslot im Terminplaner oder über die Patientenübersicht. Alternativ finden Sie über die Terminsuche (Direktbefehl ts) gezielt freie Slots für bestimmte Ressourcen oder Kombinationen. Im Terminfenster wählen Sie den Patienten, die Terminart (mit automatischer Vorbelegung der Dauer) und die gewünschten Ressourcen (Arzt, Mitarbeiter, Raum) – dabei zeigt medatixx direkt an, ob eine Ressource zum gewählten Zeitpunkt bereits belegt ist. Wird der Termin aus einem definierten Terminzeitfenster heraus erstellt, werden die hinterlegten Vorgaben (Terminarten, Ressourcen) automatisch übernommen. Für wiederkehrende Termine (z. B. wöchentliche Wundversorgung) steht die Wiederholungstermin-Funktion zur Verfügung – Folgetermine werden dabei automatisch ausstehenden Sitzungen zugewiesen. Praktisch: Eine Terminerinnerung kann direkt miterfasst werden, sofern die Einverständniserklärung des Patienten im Stamm hinterlegt ist.

Der medatixx-Terminplaner bietet drei Ansichten: Tagesansicht, Wochenansicht und Monatsansicht. In der Tages- und Wochenansicht sehen Sie den vollen Patientennamen, die Patientennummer und die Terminart. In der Monatsansicht werden nur Name und Nummer angezeigt – die Terminfarbe kennzeichnet die Terminart in allen Ansichten. Über den Kalender auf der rechten Seite wechseln Sie flexibel zwischen Tag, Woche und Monat; der Button „Heute" bringt Sie zum aktuellen Tag zurück. Im Bereich Ansichten wählen Sie, ob alle Termine auf einer Anzeige erscheinen oder nach einzelnen Leistungserbringern bzw. Räumen aufgeteilt werden. Praktisch: Ein farbiger Strich im Termin zeigt den zuständigen Arzt an, und Status-Icons signalisieren auf einen Blick, ob ein Patient im Wartezimmer sitzt (Stuhl), im Behandlungszimmer ist (Liege) oder die Praxis bereits verlassen hat (Haken). Tipp: Der Terminplaner lässt sich per Drag-and-Drop auf einen zweiten Monitor verschieben – die Position wird automatisch gespeichert.

x.webtermin ist ein Zusatzmodul, das Ihren Patienten die Online-Terminbuchung über Ihre Praxiswebsite ermöglicht – rund um die Uhr, auch außerhalb der Sprechzeiten. Voraussetzung: Sowohl der Terminplaner als auch x.webtermin müssen im medatixx-Webshop lizenziert sein. Die Steuerung erfolgt über Terminzeitfenster: Dort legen Sie per Haken „Online verfügbar" fest, welche Behandler, Mitarbeiter und Terminarten online buchbar sind – auch Terminarten ohne feste Behandlerzuordnung sind möglich. Patienten geben auf der Webseite ihre Suchoptionen ein, sehen die verfügbaren Slots und buchen direkt. Die gebuchten Termine werden automatisch in den medatixx-Terminplaner übernommen. Terminbestätigungen werden per E-Mail versendet (Texte sind individuell gestaltbar), und der Patient kann bei der Buchung optional eine Terminerinnerung aktivieren (Termin muss mind. 24 Stunden in der Zukunft liegen). Unter der Online-Konfiguration richten Sie zusätzlich die Grundkonfiguration ein, individualisieren die Web-Oberfläche (inkl. Logo und temporärem Hinweistext) und hinterlegen Datenschutzerklärung und Impressum – letzteres ist DSGVO-Pflicht (Art. 13, 14).

Einen Überblick über alle aktuell anwesenden Patienten erhalten Sie über den Direktbefehl wz (Anwesende Patienten im Wartezimmer aufrufen). Mit dem Direktbefehl w setzen Sie den aktuellen Patienten ins Wartezimmer. Im Terminplaner signalisieren Status-Icons den Aufenthaltsstatus jedes Patienten: Ein Stuhl zeigt an, dass der Patient im Wartezimmer sitzt; eine Liege bedeutet, dass er sich im Behandlungszimmer befindet; ein Haken signalisiert, dass der Termin wahrgenommen wurde und der Patient die Praxis verlassen hat. Aus der Übersicht können Sie Patienten direkt aufrufen und in die Patientenakte wechseln. Die Raumverwaltung konfigurieren Sie unter Einrichtung → Räume: Bei Auslieferung sind ein Wartezimmer, ein Behandlungsraum und ein Ausgang vorhanden – Sie können weitere Räume anlegen und deren Reihenfolge sortieren. So behalten Sie auch in größeren Praxen den Überblick über den Patientenfluss.

Die Terminübersicht zeigt alle kommenden und vergangenen Termine eines Patienten in listenförmiger Darstellung an. Sie erreichen sie über den Permanentbereich, das Dashboard oder direkt über den Terminplaner. Die Sortierung erfolgt über das Spaltenlabel „Termin". Icons geben schnelle Orientierung: Ein Haken markiert wahrgenommene Termine, ein Serienzeichen kennzeichnet Wiederholungstermine, und bei schwangeren Patientinnen wird die Schwangerschaftswoche zum Termindatum angezeigt. Über den Terminplandruck können Sie die Übersicht ausdrucken – im Hoch- oder Querformat, mit wählbaren Zusatzinformationen (inkl. Geburtsdatum). Für Patienten, denen aktuell kein passender Termin vergeben werden konnte, nutzen Sie die Termin-Warteliste (Direktbefehl wl) – im Permanentbereich wird angezeigt, wenn ein Patient auf der Warteliste steht.

Einen Arztbrief erstellen Sie über die Arztbriefschreibung in der medizinischen Dokumentation des Patienten (Direktbefehl t). medatixx bietet Ihnen die Auswahl aus beliebig vielen Arztbriefvorlagen – mit unterschiedlichen Briefköpfen und Inhalten für verschiedene Anlässe. Bestehende Vorlagen können kopiert und individuell angepasst werden. Im Arztbrief stehen Variablen zur Verfügung, die Patientenstammdaten, Diagnosen und weitere Inhalte der medizinischen Dokumentation automatisch einfügen – inkl. geschlechtsabhängiger Anreden. Für Laborwerte muss die Variable „Einzelbericht" in der Vorlage hinterlegt sein; der zu übernehmende Befundungszeitraum ist konfigurierbar. Auch Formatierungen aus der medizinischen Dokumentation können je nach Vorlageneinstellung übernommen werden. Nach Fertigstellung wird der Arztbrief in der medizinischen Dokumentation gespeichert (Kategorie „Briefe") und kann gedruckt oder als eArztbrief über KIM digital versendet werden. Über das Kontextmenü lässt sich ein bestehender Arztbrief kopieren, um ihn als Grundlage für ein neues Schreiben zu verwenden.

Dokumentvorlagen für Arztbriefe erstellen und bearbeiten Sie über Einstellungen → Dokumentvorlagen. Sie können eine neue leere Vorlage anlegen oder eine bestehende kopieren und anpassen – es sind beliebig viele Vorlagen mit unterschiedlichen Briefköpfen und Inhalten möglich. Die Vorlage enthält das grundlegende Layout: Kopf- und Fußzeilen (über „Seite einrichten" bearbeitbar, erste Seite kann sich von Folgeseiten unterscheiden), Bilder (z. B. Praxislogo), Tabellen, Textrahmen und Seitenumbrüche. Die Textformatierung erfolgt über den Reiter „Start", ähnlich wie in gängigen Textverarbeitungsprogrammen. Besonders leistungsstark: In den Vorlagen stehen Variablen zur Verfügung, gruppiert nach Patientendaten, Vitalparametern und Dokumentationskategorien – per Doppelklick an der Cursorposition eingefügt. Für Laborwerte muss die Variable „Einzelbericht" enthalten sein; der Befundungszeitraum ist konfigurierbar. Zusätzlich können Stoppstellen und Auswahllisten hinterlegt werden: Beim Erstellen eines Arztbriefs springt medatixx automatisch zur ersten Stoppstelle, mit TAB oder RETURN geht es zur nächsten – das beschleunigt die Brieferstellung erheblich. Für jede Vorlage wird ein eindeutiger Name vergeben. In den Formulareigenschaften legen Sie fest, ob der Brief direkt gespeichert wird oder vorher ein Dialog zur Eingabe des Dokumentationstextes erscheint.

Variablen sind Platzhalter in Arztbriefvorlagen, die beim Erstellen eines Briefes automatisch mit den aktuellen Patientendaten befüllt werden. Die Variablen sind nach Gruppen sortiert – u. a. Patientendaten (z. B. Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Adresse, Versichertennummer), Vitalparameter (z. B. Größe, Gewicht, BMI), Dokumentationskategorien (Diagnosen, Befunde etc.), Adressvariablen sowie BG-Variablen (Berufsgenossenschaften). Auch geschlechtsabhängige Anreden werden automatisch berücksichtigt. Sie fügen Variablen in der Dokumentvorlagenverwaltung per Doppelklick aus der Variablenliste an der gewünschten Cursorposition ein. Beim Erstellen des Arztbriefs ersetzt medatixx die Platzhalter automatisch durch die realen Daten des Patienten. Wichtig: Wenn in der medizinischen Dokumentation keine Eintragungen vorhanden sind, bleibt die Variable leer. Bei Vitalparametern wird nur der jeweils letzte Wert übernommen. Für automatische Laborwerte muss die Variable „Einzelbericht" in der Vorlage enthalten sein. Zusätzlich können in Vorlagen Stoppstellen und Auswahllisten hinterlegt werden – medatixx positioniert beim Erstellen automatisch auf der ersten Stoppstelle, mit TAB oder RETURN springen Sie zur nächsten.

In der medatixx-Textverarbeitung können Sie Bilder über Einfügen → Bild einfügen. Das System öffnet den Windows Explorer, über den Sie das gewünschte Bild auswählen. Für das Praxislogo im Briefkopf gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die entsprechende Dokumentvorlage unter Einstellungen → Dokumentvorlagen, rufen Sie Seitenlayout → Seitengröße und Ränder → Kopf-/Fußzeile auf und klicken Sie doppelt in die Kopfzeile, um diese zu aktivieren. Wählen Sie dann Einfügen → Bild und fügen Sie Ihr Logo ein. Soll das Logo nur auf der ersten Seite erscheinen, wählen Sie die Option „Jede Seite anders" in den Kopfzeileneinstellungen. Neben Bildern können in der Textverarbeitung auch Tabellen, Textrahmen, Seitenumbrüche, Symbole und Barcodes eingefügt werden.

Der elektronische Arztbrief (eArztbrief) wird über die Telematikinfrastruktur per KIM (Kommunikation im Medizinwesen) versendet. Beim Speichern eines Arztbriefs aktivieren Sie die Checkbox „als eArztbrief" neben dem Speichern-Button. eArztbriefe können in einer Versandliste zwischengespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt signiert und versendet werden. Den Empfänger wählen Sie über die VZD-Suche (Verzeichnisdienst) oder aus dem Adressbuch. Die bevorzugte Briefschreibung via eArztbrief lässt sich auch in der Adressenverwaltung vorbelegen. Bei einem eArztbrief können Sie Daten aus der medizinischen Dokumentation oder aus x.archiv anhängen. Die eArztbriefe finden Sie im Nachrichtenbereich oder über den Direktbefehl eab bzw. eabordner. Bei Empfang eines eArztbriefs wird dieser automatisch dem Patienten zugeordnet, sofern eine eindeutige Übereinstimmung der KVNR vorliegt. Auf eingegangene eArztbriefe können Sie direkt mit einer KIM-eNachricht antworten. Für eNachrichten via KIM lässt sich zudem einstellen, ob beim Versand eine Empfangsbestätigung angefordert werden soll.

Die integrierte Textverarbeitung von medatixx bietet viele Funktionen, die Sie von Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word kennen: Schriftformatierung (fett, kursiv, unterstrichen, Schriftart, Schriftgröße, Textfarbe), Absatzformatierung, Tabellen und Seitenumbrüche. Die Formatierung erfolgt über den Reiter „Start" – wie aus anderen Programmen bekannt, muss der Text dazu zuerst markiert werden. Über den Reiter „Überprüfen" stehen Rechtschreibprüfung und Silbentrennung zur Verfügung. Zusätzlich können Sie Bilder, Textrahmen, Symbole, Seitennummern, Kopf-/Fußzeilen und Barcodes einfügen. Ein großer Vorteil der integrierten Textverarbeitung ist die Variablennutzung: Patientendaten wie Name, Geburtsdatum, Adresse und Versichertennummer sowie Inhalte aus der medizinischen Dokumentation werden automatisch in den Arztbrief übernommen. Arztbriefe können als lokale Kopie im Format .docx oder .pdf auf der Festplatte gespeichert werden.

Die Telematikinfrastruktur (TI) ist das sichere digitale Netzwerk des deutschen Gesundheitswesens. Ziel ist die sichere Vernetzung aller Akteure: Ärzte, Psychotherapeuten, Zahnärzte, Krankenhäuser, Apotheken und Krankenkassen können über die TI online kommunizieren. Medizinische und organisatorische Informationen stehen so einfacher und schneller zur Verfügung.

Das E-Health-Gesetz verpflichtet alle niedergelassenen Ärzte und Psychotherapeuten, an die TI angeschlossen zu sein und die Versichertenstammdaten der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) online zu prüfen (VSDM). Die TI ist Voraussetzung für zahlreiche digitale Anwendungen: eRezept, eAU, ePA und KIM.

medatixx unterstützt diese TI-Anwendungen. Die TI-Konfiguration für den Konnektor erfolgt direkt in medatixx. Ob die Verbindung zur TI fehlerfrei besteht, sehen Sie jederzeit am Systemstatus (Button am unteren rechten Bildschirmrand).

Der TI-Konnektor ist das zentrale Gerät, das Ihre Praxis mit der Telematikinfrastruktur verbindet – vergleichbar mit einem speziellen Router. Er wird in Ihrem Praxisnetzwerk installiert und über die Praxissoftware angesteuert. In medatixx konfigurieren Sie den Konnektor über Einstellungen → TI-Konfiguration → Konnektor. Alternativ gibt es inzwischen auch softwarebasierte Lösungen (TI-Gateway, Highspeed-Konnektor), die den klassischen Hardware-Konnektor ablösen. Der Konnektor verwaltet die Kommunikation mit der TI, die Kartenterminals und die kryptographischen Operationen (Signierung, Verschlüsselung). Doctago übernimmt die fachgerechte Installation und Konfiguration des Konnektors.

VSDM steht für Versichertenstammdatenmanagement und ist eine zentrale Anwendung der Telematikinfrastruktur. Das E-Health-Gesetz verpflichtet alle niedergelassenen Ärzte und Psychotherapeuten, die Versichertenstammdaten der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) online zu prüfen und zu aktualisieren.

Das Einlesen der eGK erfolgt in medatixx über den Action Panel Eintrag „eGK einlesen" oder die Funktionstaste F2. Die eGK wird vom System eingelesen und auf mögliche Defekte sowie auf Gültigkeit überprüft.

Falls die Daten der eGK von den bereits vorhandenen Patientendaten abweichen, erscheint eine Abfrage mit der Möglichkeit, die Daten direkt zu korrigieren. Bei einem Kostenträgerwechsel wird dies ebenfalls angezeigt, sodass der neue Kostenträger aktiviert werden kann.

Wichtig: Bei Versichertenkarten, die bereits ungültig sind, im laufenden Quartal ihre Gültigkeit verlieren oder bei denen der Kostenträger nicht mehr existiert, wird eine Meldung angezeigt – eine Weiterverarbeitung ist dann nicht möglich.

In den Kartendaten im Patientenstamm und im Abrechnungsschein wird angezeigt, wann die letzte VSDM-Prüfung durchgeführt wurde und wie das Prüfergebnis war.

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine digitale Akte, in der medizinische Dokumente von Ihnen oder anderen Leistungserbringern gespeichert werden können. In medatixx wurde der Zugriff auf die ePA vollständig umgesetzt: Dokumente können heruntergeladen oder eingestellt werden, und eine Zugriffsverwaltung ist vorhanden.

Aufruf der ePA

• Über das ePA-Icon im Permanentbereich öffnen Sie die ePA des Patienten
• Alternativ: Im Patientenstamm über den Button „ePatientenakte"
• Über den Button „Status online ermitteln" können Sie den Aktenstatus aktualisieren

⚠️ Das ePA-Icon färbt sich rot, wenn die Zugriffsberechtigung abgelaufen ist – dann können keine Dokumente eingesehen werden.

Dokumente hochladen

• Über die Schaltfläche „Dokumente hinzufügen" laden Sie Dokumente in die ePA hoch
• Wählen Sie Dokumente über die Checkboxen aus – auch mehrere gleichzeitig
• Vor dem Hochladen können Sie die Metadaten bearbeiten (Titel, Rolle des Autors, Fachrichtung)
• Alternativ: Dokumente in der Freigabeliste speichern, um sie später manuell oder automatisch hochzuladen

Dokumentarten

• Unstrukturierte Dokumente (z. B. Arztbriefe, eAU, Laborberichte) werden als PDF/A hochgeladen
• Strukturierte Dokumente (z. B. eMP, NFD, DMP) liegen im XML-Format vor

Größenbeschränkung: Einzeldokumente max. 25 MB, Gesamtlieferung max. 250 MB .

Elektronische Medikationsliste (eML)

In der eML finden Sie alle verordnungspflichtigen Medikamente, die über eRezepte verschrieben wurden.

Rollenverwaltung

Wer die ePA nutzen und Dokumente hochladen darf, bearbeiten Sie unter Rollenverwaltung.

Privatversicherte

Voraussetzung für die Nutzung der ePA ist eine gültige KVNR, die im Patientenstamm hinterlegt werden muss. Diese wird automatisch durch das Zuordnen eines Online-Check-ins angelegt.

KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist der Kommunikationsdienst der Telematikinfrastruktur. Über KIM können Sie eArztbriefe, eAU-Bescheinigungen, KV-Abrechnungen, DMP-Abrechnungen und weitere Dokumente sicher versenden und empfangen. In medatixx erstellen Sie eine KIM-Nachricht über den Bereich Nachrichten → Neue Nachricht → Neue KIM-eNachricht oder über den Direktbefehl kimen. Der aktive Patient ist dabei vorbelegt, kann aber geändert oder die Nachricht ohne Patientenbezug versendet werden. Bei einer eNachricht oder einem eArztbrief können Sie Daten aus der medizinischen Dokumentation oder aus x.archiv anhängen. Falls mehrere KIM-Adressen eingerichtet sind, können Sie die Absender-Adresse auswählen und für verschiedene Anwendungen Standardadressen hinterlegen. Die KIM-Einrichtung erfolgt über Einstellungen → eVersand → eVersand via KIM oder den Direktbefehl everekim. Doctago unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung und Konfiguration von KIM.

x.onvid ist das Videosprechstunden-Modul von medatixx, das über den Anbieter Patientus betrieben wird und im Webshop lizenziert werden muss. In den Einstellungen legen Sie fest, welche Ärzte für Videosprechstunden freigeschaltet werden sollen – nur bei diesen wird der entsprechende Button im Terminplaner angezeigt. Für jeden Arzt sind die Anmeldedaten für Patientus zu hinterlegen, zusätzlich müssen die Terminarten definiert werden, die für Videosprechstunden verwendet werden sollen. Beim Versenden eines Videosprechstunden-Termins erhält der Patient eine Terminbestätigung per E-Mail mit einer TAN zur Anmeldung sowie einer Erläuterung zur weiteren Vorgehensweise. Bei Terminänderungen wird automatisch eine aktualisierte E-Mail versendet. Zum vereinbarten Zeitpunkt starten Sie die Videosprechstunde über den Button im Terminplaner – die Seite von Patientus öffnet sich mit dem Warteraum, in dem die hinterlegten Termine ersichtlich sind. Falls am Arbeitsplatz kein Zugriff auf Kamera, Mikrofon und Lautsprecher vorhanden ist, können Sie den Aufruflink in die Zwischenablage kopieren und auf einem anderen Arbeitsplatz im Browser öffnen. Die Einstellungen erreichen Sie über Einstellungen → x.onvid oder den Direktbefehl xoe. Doctago unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung und Konfiguration von x.onvid.

Die Scheinstatistik wird über den Arbeitsbereich Auswertungen aufgerufen oder über den Direktbefehl scs. Das Ziel der Scheinstatistik ist, vorhandene Scheine nach vorgegebenen Kriterien zu listen – alle Kriterien lassen sich dabei miteinander kombinieren. Sie können Suchprofile mit den eingegebenen Kriterien speichern und später erneut ausführen. In einer Abfrage kann jedes Kriterium mehrfach vorkommen und in unterschiedliche Beziehungen zu anderen Kriterien gestellt werden; dabei werden Kriterien in Klammern bevorzugt bearbeitet und UND-Verbindungen vor ODER-Verbindungen ausgewertet. Aus den Ergebnissen heraus können Sie direkt die medizinische Dokumentation des jeweiligen Patienten aufrufen. Für Auswertungen zu Fallzahlen, durchschnittlichen Scheinwerten und Quartalsvergleichen nutzen Sie die Leistungsziffern-Statistik mit der Ansicht „Fallzahlen“. Doctago unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung von Auswertungen und Statistiken.

Die Patientenstatistik wird über den Arbeitsbereich Auswertungen aufgerufen oder über den Direktbefehl pas. Das Ziel der Patientenstatistik ist, vorhandene Patienten nach vorgegebenen Kriterien zu listen – alle Kriterien lassen sich miteinander kombinieren. Sie können Suchprofile mit den eingegebenen Kriterien speichern und später erneut ausführen. Der Aufbau der Abfrage entspricht der Scheinstatistik: Kriterien in Klammern werden bevorzugt bearbeitet, UND-Verbindungen vor ODER-Verbindungen ausgewertet. Verfügbare Kriterien sind unter anderem Geburtsjahr (mit der Möglichkeit, jüngere oder ältere Patienten zu filtern), Geschlecht, gesetzliche Kasse, Hauptbehandler, Postleitzahl sowie der erste Praxiskontakt – so lassen sich beispielsweise alle neuen Patienten eines Quartals ermitteln. Die Ergebnislisten können gedruckt oder exportiert werden. Doctago unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung von Auswertungen und Suchprofilen.

Die Leistungsziffern-Statistik wird über den Arbeitsbereich Auswertungen aufgerufen. Über Reiter wählen Sie, ob Sie EBM- oder GOÄ-Ziffern auswerten möchten. Die Direktbefehle sind ebms (EBM) und goäs (GOÄ). Es werden auch BG-Ziffern unterstützt. In der EBM-Statistik werden die EBM-Ziffern eines Quartals berechnet. Die Auswertung kann nach Betriebsstätte und Arzt gefiltert werden – standardmäßig wird die Statistik für alle Ärzte einer Betriebsstätte erstellt. Es werden Leistungsziffern mit Anzahl und Gesamtwert (Euro) pro Ziffer angezeigt, außerdem eine Zusammenfassung in der Summenzeile. Für die Leistungsgruppen werden Euro-Werte und durchschnittliche Fallwerte angezeigt. Über die Fallzahlen-Statistik sehen Sie, wie viele Fälle pro Scheinart und Versichertenstatus vorhanden sind – inklusive prozentualem Vergleich mit der Prüfgruppe. Sie können Vergleichswerte der jeweiligen Fachgruppe hinterlegen. Für jede Ziffer lässt sich eine Patientenliste aufrufen. Die erzeugten Listen können gedruckt oder exportiert werden.

Die Checkliste ist erreichbar über den Arbeitsbereich Auswertungen oder den Direktbefehl chl. Sie dient als Vorab-Checkliste für die Kassenabrechnung und kann jederzeit während des laufenden Quartals erstellt werden. In der Checkliste werden tagesaktuell Fehler bzw. Hinweise in der Patientendokumentation aufgeführt, die vor dem Erstellen der Endabrechnung korrigiert werden können. Patienten erscheinen auf der Liste, wenn für den gewählten Tag oder Zeitraum eine Chipkarte eingelesen wurde, ein Schein angelegt wurde oder ein Eintrag in der medizinischen Dokumentation vorhanden ist. Das System prüft dann automatisch, ob es an diesem Tag Eintragungen von Leistungen oder Diagnosen gegeben hat – und ob auf den gefundenen Scheinen generell Leistungen oder Diagnosen vorhanden sind. Die Auswertung kann nach Datum, Zeitraum, Vormittag/Nachmittag sowie nach Arzt oder Betriebsstätte gefiltert werden. Die Ergebnisse lassen sich drucken oder exportieren – optional auch mit allen Einträgen der medizinischen Dokumentation für den ausgewählten Tag. Für flexible Patientenlisten nach frei definierbaren Kriterien (z. B. Diagnosen, Cave-Texte) nutzen Sie die Schein- oder Patientenstatistik. Für Erinnerungen an Vorsorgeuntersuchungen gibt es das Recall-Management.

Die DMP-Übersicht befindet sich im Arbeitsbereich Auswertungen und ist auch über den Direktbefehl dmp aufrufbar. Hier werden alle dokumentierten DMP-Fälle angezeigt. Über die Filtereinstellungen lässt sich detailliert einstellen, welche Dokumentationen angezeigt werden sollen. In den Suchfeldern kann nach dem Nachnamen des Patienten oder nach der vergebenen Fallnummer gesucht werden. Über die Option „Nur Bögen ohne Dokumentation im gewählten Zeitraum" erhält man alle Patienten, für die eine Dokumentation geplant war und noch keine aktuelle Dokumentation vorhanden ist. Im Reiter „Fehlende Dokumentation" (Direktbefehl dmpfd) werden alle DMP-Fälle angezeigt, bei denen eine fristgerechte Dokumentation nicht vorliegt. Aus der Übersicht heraus können neue oder Folgedokumentationen erstellt, vorhandene Dokumentationen aufgerufen und die medizinische Dokumentation des Patienten geöffnet werden. Mit Doppelklick oder Klick auf „Bearbeiten" öffnet sich das Formular. Die Liste kann gedruckt oder exportiert werden – beim Ausdruck wird auch die Anzahl der vorkommenden Indikationen mit angezeigt.

Die Grundeinstellungen sind über den Bereich Einstellungen oder den Direktbefehl grund erreichbar. Hier wird festgelegt, wie sich das Programm bei verschiedensten Konstellationen verhalten soll. Die Grundeinstellungen sind in verschiedene Oberpunkte gegliedert. Es gibt sowohl systemweite Einstellungen als auch Einstellungen, die nur für den aktuell angemeldeten Benutzer und den vorhandenen Arbeitsplatz gelten. Der übergeordnete Bereich Einstellungen (Direktbefehl ein) umfasst außerdem die Verwaltung der Dokumentationskategorien und -filter, der Textbausteine und Dokumentvorlagen, der Laboranalysen sowie Einstellungen für die KV- und Privat-Abrechnung und die Besuchsgründe. Die Einstellungen zu den Dokumentationskategorien gelten systemweit. Praxisdaten (Name, BSNR, Anschrift, Telefon, KV-Bezirk etc.) werden nicht in den Grundeinstellungen, sondern in der Betriebsstättenverwaltung unter Einrichtung → Betriebsstätten konfiguriert. Doctago unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung und Anpassung Ihrer Einstellungen.

Die Benutzerverwaltung befindet sich unter Einrichtung → Benutzer und ist über den Direktbefehl bv erreichbar. Hier werden alle Leistungserbringer (Ärzte) sowie Mitarbeiter einer Praxisorganisation erfasst. Neue Benutzer legen Sie über die Schaltflächen „Neuer Leistungserbringer" bzw. „Neuer Mitarbeiter" an. Bei Leistungserbringern müssen zusätzliche Angaben wie LANR, Fachrichtung und Versorgungsbereich hinterlegt werden. Über die Schaltfläche „Kennwortrichtlinie" (nur für Administratoren sichtbar) legen Sie fest, wie stark die Kennwörter sein sollen.

Die Rechteverwaltung erfolgt separat in der Rollenverwaltung unter Einrichtung → Rollen (Direktbefehl rovw). Hier können für alle Mitarbeiter Rechte und Rollen erfasst werden – sowohl für Ärzte als auch für ärztliche Helfer. Die Rollenverwaltung gliedert sich in die Bereiche: Hauptbereiche, Patienten, Labor, Abrechnung, Auswertungen, Nachrichten und Einrichtung. Für jeden Bereich können einzelne Funktionen mit Rechten versehen werden (berechtigt/nicht berechtigt). Ist ein Benutzer für bestimmte Funktionen nicht berechtigt, sind diese für ihn nicht sichtbar.

Doctago unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung Ihrer Benutzer- und Rollenverwaltung.

Die Arbeitsplatzverwaltung befindet sich unter Einrichtung → Arbeitsplätze und ist über den Direktbefehl apv erreichbar. In der Arbeitsplatzverwaltung werden auf einen Blick alle Arbeitsplatzlizenzen angezeigt und welche davon aktuell in Benutzung sind. Außerdem werden hier die Chipkartenlesegerät-Konfigurationen für die jeweiligen Arbeitsplätze vorgenommen.

Über die Filterbuttons können Sie nach aktiven, nicht angemeldeten oder gesperrten Arbeitsplätzen suchen. Ein Schieberegler zeigt, welche Arbeitsplätze in den letzten 14 Tagen angemeldet waren. Über das Drei-Punkte-Menü stehen weitere Optionen zur Verfügung: Bearbeiten, Login-Historie anzeigen, Einstellungen kopieren oder eine Nachricht an den Arbeitsplatz senden.

Die Einstellungen eines Arbeitsplatzes können kopiert und auf einen anderen Arbeitsplatz übertragen werden. Dabei gelten folgende Bedingungen: Quelle und Ziel dürfen keine mobilen Arbeitsplätze sein – die Einstellungen können nur zwischen lokalen Arbeitsplätzen kopiert werden. Beim Kopieren werden Lesegeräte, TI-Terminal-Einstellungen und Benachrichtigungsoptionen übernommen.

Die Druckerzuordnung pro Arbeitsplatz erfolgt über die Formular-Drucker-Zuordnung (Direktbefehl fdz). Hier können arbeitsplatzspezifische Drucker für bestimmte Formulare zugewiesen werden.

Die TI-Arbeitsplatzzuordnung (Kartenterminal, Arbeitsplatz-ID, Konnektor) erfolgt separat in der TI-Konfiguration unter Einrichtung.

Doctago unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung neuer Arbeitsplätze inklusive Hardware und Netzwerkanbindung.

Einstellungsprofile ermöglichen es, bestimmte Konfigurationen für Benutzer und Leistungserbringer zentral zu definieren. Für die einzelnen Bereiche innerhalb eines Einstellungsprofils (z. B. Ablaufsteuerung oder Textbausteine) können Auswahlen festgelegt werden. Bei der Arbeit im Programm werden dann für die zugeordneten Benutzer/Leistungserbringer nur noch diese Optionen angeboten – beispielsweise stehen bei der Dokumentation nur die im Profil hinterlegten Textbausteine zur Auswahl.

Die GDT-Schnittstelle (Gerätedatentransfer) ermöglicht die Kommunikation zwischen medatixx und externen Geräten oder Software-Systemen. Über GDT können beispielsweise Messergebnisse von Medizingeräten an medatixx übertragen und in der Dokumentation gespeichert werden.

Wichtig: Die GDT-Schnittstelle muss im Webshop lizenziert werden.

Die GDT-Konfiguration erfolgt unter Einrichtung → Schnittstellen (Direktbefehl dsc). Im Arbeitsbereich „Einrichtung" kann man zentral für mehrere Arbeitsplätze eine Export- und Importschnittstelle einrichten.

Beim Anlegen einer neuen Schnittstelle werden folgende Parameter konfiguriert:

• Name der Schnittstelle: Vergabe eines eindeutigen Namens
• Import Verzeichnis: Verzeichnis, aus dem die übergebene Datei vom System gelesen wird
• Export Verzeichnis: Verzeichnis für ausgehende Dateien
• GDT-ID des Empfängers: Kennung des empfangenden Systems
• Patientennummer: Auch alternative (alphanumerische) Patientennummern möglich
• Doku-Kategorie: Zuordnung für importierte Befunde
• Exportparameter: Ein oder mehrere Parameter können ausgewählt werden

Für die Darstellung von Tabellen in GDT-Dateien gibt es die Möglichkeit, diese in geeigneter Form anzuzeigen.

Doctago unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung Ihrer GDT-Schnittstellen für Medizingeräte und externe Systeme.

Integrierte Backup-Funktion in medatixx

medatixx verfügt über eine integrierte Backup-Funktion, die über den Direktbefehl dbbackup aufgerufen werden kann. Zusätzlich wird vor Updates automatisch eine Sicherung erstellt.

Wichtige Einschränkung: Das interne Backup wird bei jeder neuen Sicherung überschrieben – es gibt keine Versionierung oder Historie. Dadurch ist immer nur der letzte Stand verfügbar.

Externe Datensicherung (essentiell)

Aufgrund dieser Einschränkung ist eine zusätzliche externe Datensicherung zwingend erforderlich:

• Externer Datenträger: Stellen Sie sicher, dass die Sicherungsdateien auf einen externen Datenträger (NAS, externe Festplatte, Backup-Server) kopiert werden.
• Tägliche Kontrolle: Kontrollieren Sie täglich, ob die Sicherung erfolgreich durchgelaufen ist.
• Versionierung: Nutzen Sie eine externe Backup-Lösung, die mehrere Sicherungsstände aufbewahrt (z. B. tägliche, wöchentliche, monatliche Sicherungen).

Doctago unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung einer zuverlässigen Backup-Strategie mit externer Sicherung und Versionierung.

Im Bereich DMP wird die DMP-Dokumentation eines Patienten vorgenommen. medatixx unterstützt folgende Disease-Management-Programme: Diabetes mellitus Typ 1, Diabetes mellitus Typ 2, KHK, Asthma/COPD sowie Brustkrebs.

Die Dokumentation umfasst Erst- und Folgedokumentation. Die DMP-Erfassung kann mit einer bestimmten Indikation aufgerufen werden. Über den Button „Abrechnung anzeigen" gelangt man in die DMP-Abrechnung, wo eine Abrechnung zum Versand fertiggestellt werden kann.

x.impfen ist das Impfverwaltungsmodul von medatixx. Sie erfassen alle Impfungen eines Patienten mit Impfstoff und Chargennummer – diese werden automatisch in die medizinische Dokumentation des Patienten übertragen und sind über die Patientenstatistik suchbar.

x.impfen überprüft den Impfstatus nach STIKO-Indikationen und erstellt automatisch Impfpläne. Im Permanentbereich zeigt medatixx den Impfstatus farblich an: grün (ok), orange (aktuell ok, weitere Impfungen zukünftig nötig), rot (Impfungen sollten durchgeführt werden) oder blau (kein Status vorhanden). Im Tooltipp wird das nächste fällige Impfdatum angezeigt.

Die Recall-Funktion von medatixx unterstützt Sie zusätzlich bei der Patientenerinnerung.

Doctago unterstützt Sie gerne bei der Nutzung von x.impfen.

x.archiv ist das elektronische Dokumentenarchiv von medatixx. Es ermöglicht Ihnen, externe Dokumente – etwa eingescannte Arztbriefe, Befundberichte, Patienteneinwilligungen, Laborausdrucke oder Bilder – digital in der Patientenakte zu hinterlegen. Dokumente können per Scanner, Drag-and-Drop oder Datei-Import hinzugefügt werden. Jedes Dokument wird dem Patienten und einem Datum zugeordnet und ist jederzeit über die Patientenakte abrufbar. x.archiv reduziert Papierakten, beschleunigt den Zugriff auf Informationen und unterstützt Sie auf dem Weg zur papierlosen Praxis.

medatixx mobile ermöglicht den Zugriff auf ausgewählte Funktionen der Praxissoftware von unterwegs – über Tablet oder Smartphone. Dies ist besonders nützlich für Ärzt:innen, die Hausbesuche durchführen, in Pflegeheimen tätig sind oder zwischen mehreren Praxisstandorten pendeln. Über medatixx mobile können Sie Patientenakten einsehen, Dokumentationen erfassen, Diagnosen und Leistungen eingeben sowie Rezepte vorbereiten. Die Daten werden verschlüsselt übertragen. Für die Nutzung wird eine entsprechende Lizenz und eine Internetverbindung benötigt.

Der BDT-Import (Behandlungsdatentransfer) dient der Übernahme von Patientendaten aus einem früheren Praxissoftwaresystem beim Systemwechsel zu medatixx. Über die BDT-Schnittstelle werden Stammdaten, Diagnosen, Behandlungsdaten und – je nach Umfang der Exportdatei – auch Dokumentationen übernommen. Den BDT-Import finden Sie unter Einstellungen → Import → BDT. Die Qualität des Imports hängt von der Datenqualität des Altsystems ab – nicht alle Daten können immer 1:1 übernommen werden. Doctago prüft vor dem Import die Datenqualität und stellt eine möglichst vollständige Migration sicher.

Hausarztzentrierte Versorgung (HzV) und Direktverträge sind Selektivverträge zwischen Ärzten und Krankenkassen, die außerhalb der regulären KV-Abrechnung laufen. In medatixx können Sie HzV-Patienten als solche kennzeichnen und die Abrechnung über die entsprechenden Module abwickeln. Die Zuordnung erfolgt über Einstellungen → Verträge → HzV/Direktverträge. Für jeden Vertrag hinterlegen Sie die spezifischen Abrechnungsziffern und Konditionen. Die HzV-Abrechnung wird separat von der KV-Abrechnung erstellt und an den jeweiligen Vertragspartner übermittelt. medatixx unterstützt die gängigen HzV-Verträge der verschiedenen Krankenkassen.

Der medatixx-HealthHub ermöglicht es, externe Partner-Apps mit der Praxissoftware zu verbinden. Im Einstellungsbereich werden die gebuchten Partner-Apps verwaltet – dort können auch die Karteikartenkategorien pro Partner-App festgelegt werden.

Neue Partner-App hinzufügen: Über die Schaltfläche „Neue Partner-App" öffnet sich eine Weboberfläche, in der alle verfügbaren Partnersoftware aufgelistet sind. Dort wird ein Code generiert, den Sie bei der Buchung der Partnersoftware angeben. Die Buchung selbst erfolgt auf der Website des jeweiligen Anbieters.

App-Worklist: Im Patientenbereich des medatixx-HealthHub werden die eingegangenen Aufgaben aus den Partner-Apps aufgelistet. Aus der App-Worklist heraus können z. B. Rezepte oder Überweisungen ausgestellt werden.

Doctago unterstützt Sie gerne bei der Anbindung und Nutzung von Partner-Apps im HealthHub.

Wenn ein Druckauftrag nicht ausgeführt wird, liegt häufig ein Problem in der Windows-Druckerwarteschlange (auch Spooler genannt). Öffnen Sie die Druckerwarteschlange über Windows-Startmenü → Geräte und Drucker → Drucker auswählen → Druckaufträge anzeigen. Hier sehen Sie alle wartenden Druckaufträge. Löschen Sie fehlerhafte oder hängende Aufträge durch Rechtsklick → Abbrechen. Falls dies nicht hilft, starten Sie den Windows-Druckdienst neu: Öffnen Sie die Eingabeaufforderung als Administrator und geben Sie net stop spooler gefolgt von net start spooler ein. In medatixx können Sie den Druckauftrag anschließend erneut auslösen.

Wenn ein Formular verschoben oder falsch positioniert gedruckt wird, prüfen Sie folgende Punkte in medatixx:

Formular-Drucker-Zuordnung prüfen: Über den Direktbefehl fdz oder die Schaltfläche im Hauptbereich „Einrichtung" gelangen Sie in die Formular-Drucker-Zuordnung. Hier können Sie jedem Formular einen eigenen Standarddrucker zuweisen – die Zuordnung erfolgt arbeitsplatz- und formularspezifisch.

Offset-Einstellungen anpassen: Innerhalb der Formular-Drucker-Zuordnung können Sie die Druckeinstellungen verändern, einschließlich der Offset-Einstellungen, um die Positionierung des Formulars zu korrigieren.

Kompatibilitätsmodus: Wird der Druck aufgrund von Offset-Einstellungen an einer Seite abgeschnitten, kann der Kompatibilitätsmodus aktiviert werden – nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Absprache mit dem Support.

Drucker nicht erkannt? Ist ein eingestellter Drucker am Arbeitsplatz nicht verfügbar, erscheint ein Warnsymbol. Beim Druckversuch bietet medatixx die Optionen „mit Dialog drucken", „Drucker einrichten" oder „Abbrechen".

Doctago unterstützt Sie gerne bei der optimalen Druckkonfiguration Ihrer Formulare.

Wenn der Drucker nur aus medatixx heraus funktioniert, aber nicht aus anderen Programmen (oder umgekehrt), liegt das Problem in der Regel im Windows-Druckertreiber oder in der Druckerzuordnung. Prüfen Sie zunächst den Windows-Standarddrucker unter Systemsteuerung → Geräte und Drucker. Stellen Sie sicher, dass der gewünschte Drucker als Standarddrucker festgelegt ist. Prüfen Sie dann in medatixx die Druckerzuordnung unter Einstellungen → Drucker. In manchen Fällen hilft es, den Druckertreiber neu zu installieren oder zu aktualisieren. Bei anhaltenden Problemen kontaktieren Sie Doctago – wir lösen Druckprobleme schnell und zuverlässig per Fernwartung.

Wenn medatixx nicht startet, prüfen Sie zunächst folgende Punkte: Ist der medatixx-Server eingeschaltet und erreichbar? Besteht eine Netzwerkverbindung zwischen Ihrem Arbeitsplatz und dem Server? Prüfen Sie, ob der medatixx-Dienst auf dem Server läuft (über die Windows-Dienste-Verwaltung). Starten Sie den Rechner neu und versuchen Sie es erneut. Falls eine Fehlermeldung erscheint, notieren Sie den genauen Wortlaut – er hilft bei der Fehlerdiagnose. Häufige Ursachen sind: Netzwerkprobleme, ein nicht gestarteter Datenbankdienst, fehlende Berechtigungen oder ein nach einem Update nicht abgeschlossener Migrationsprozess. Kontaktieren Sie Doctago, wenn das Problem nach einem Neustart weiterhin besteht.

Performanceprobleme in medatixx können verschiedene Ursachen haben. Prüfen Sie zunächst die Grundlagen: Ist genügend Arbeitsspeicher (RAM) verfügbar? Läuft eine Datensicherung oder ein Virenscanner im Hintergrund? Ist die Netzwerkverbindung zum Server stabil? Häufige Ursachen für Verlangsamung sind: eine fragmentierte oder zu große Datenbank, zu viele gleichzeitig geöffnete Programmfenster, veraltete Hardware oder ein überlasteter Server. Regelmäßige Datenbankwartung, ausreichende Hardwareressourcen und eine schnelle Netzwerkanbindung (idealerweise Gigabit-LAN) schaffen Abhilfe. Doctago analysiert Ihre Systemperformance und identifiziert Engpässe.

TI-Verbindungsprobleme können verschiedene Ursachen haben. Prüfen Sie zunächst die TI-Konfiguration unter Einrichtung → TI-Konfiguration. Dort werden die Einstellungen für Konnektor, Kartenterminals, SMC-B und VSDM vorgenommen.

Bei TI-Problemen können folgende Schritte helfen:

• Konnektor über medatixx neu starten
• medatixx-Client neu starten
• Internetverbindung prüfen
• SMC-B-Karte (Praxisausweis) im Kartenterminal kontrollieren
• Fehlermeldungen notieren (Wortlaut, Screenshot)

Doctago unterstützt Sie gerne bei der Fehleranalyse und Behebung von TI-Störungen.

Datenbankfehler in medatixx können verschiedene Ursachen haben – etwa eine beschädigte Datenbankdatei, einen Stromausfall während des Betriebs oder Speicherplatzprobleme auf dem Server. Wichtig: Notieren Sie die genaue Fehlermeldung und den Fehlercode. Beenden Sie medatixx an allen Arbeitsplätzen. Führen Sie keine eigenständigen Reparaturversuche an der Datenbank durch, da dies im schlimmsten Fall zu Datenverlust führen kann. Prüfen Sie, ob ausreichend Speicherplatz auf dem Server vorhanden ist. Kontaktieren Sie umgehend Doctago – wir verfügen über die Werkzeuge und Erfahrung, um Datenbankprobleme sicher zu analysieren und zu beheben. Eine aktuelle Datensicherung ist in solchen Situationen Gold wert.

Wenn die eRezept-Signierung fehlschlägt, prüfen Sie folgende Punkte: Steckt Ihr elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) korrekt im Kartenterminal? Ist der eHBA noch gültig (Ablaufdatum prüfen)? Ist die PIN des eHBA korrekt eingegeben und nicht gesperrt? Besteht eine Verbindung zum TI-Konnektor? Ist der eRezept-Fachdienst der gematik erreichbar (Störungsmeldungen unter gematik.de prüfen)? Häufig hilft es, den eHBA zu entfernen und erneut einzustecken oder das Kartenterminal neu zu starten. Falls die PIN gesperrt ist, müssen Sie diese über Ihre zuständige Ärztekammer entsperren lassen. Doctago hilft Ihnen schnell bei eRezept-Problemen.

Darstellungsfehler wie abgeschnittene Fenster, unleserliche Schriften oder verschobene Menüs haben häufig mit der Bildschirmauflösung oder der Windows-Skalierung zu tun. Prüfen Sie unter Windows-Einstellungen → Anzeige, ob die Skalierung auf 100 % oder maximal 125 % eingestellt ist – höhere Skalierungen können in medatixx zu Darstellungsproblemen führen. Stellen Sie sicher, dass die Bildschirmauflösung mindestens 1920 × 1080 Pixel beträgt. Aktualisieren Sie gegebenenfalls den Grafikkartentreiber. Falls das Problem nach einem Windows-Update aufgetreten ist, kann ein Kompatibilitätsmodus helfen. Doctago prüft Ihre Bildschirmeinstellungen und optimiert die Darstellung.