Checkliste Praxisgründung & Praxisübernahme 2027

Sie haben den Kaufvertrag einer Arztpraxis unterschrieben, die Praxisräume sind eingerichtet und eigentlich könnten jetzt die Patienten kommen – wenn es da nicht die Praxis-IT gäbe. Denn ganz egal, ob Sie eine neue Praxis eröffnen oder eine bestehende übernehmen, die Einrichtung der IT ist ein komplexer, zeitaufwendiger Prozess, der kompetent koordiniert werden muss.
Was soll Ihre IT leisten können? Wann müssen Sie den Praxisausweis beantragen und wann die TI-Anbindung? Können Sie die Patienten- und Patientinnendaten Ihres Vorgängers übernehmen? Und wie sieht es generell mit dem Thema Datenschutz aus? Für all diese Fragen müssen Entscheidungen getroffen werden – möglichst in der richtigen Reihenfolge, damit der Praxisstart unkompliziert über die Bühne geht. Als EDV-Spezialisten im Gesundheitswesen begleiten wir Wechsel dieser Art seit vielen Jahren – und stehen Ihnen kompetent und beratend zur Seite.

Das Wichtigste zur Praxis-IT bei Praxisgründung oder Praxisübernahme im Überblick

Eine funktionierende IT-Infrastruktur ist heutzutage eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Arztpraxis.
Für Vertragsarztpraxen ist die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV nach § 390 SGB V verbindlich.
Die Übergabe einer Praxis bedeutet nicht automatisch auch die der Patientendaten. Aufbewahrung und Zugriffsrechte müssen rechtlich geregelt werden.
Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) funktioniert nur mit gültigem SMC-B.
Eine Checkliste begleitet von der ersten Planung bis zum Praxisstart und sorgt für eine durchdachte Koordination.

IT-Sicherheitsrichtlinie

IT-Sicherheitsrichtlinie: Das müssen zukünftige Praxisinhaber wissen

Als Ärztin oder Arzt hat das Wohlergehen Ihrer Patienten oberste Priorität für Sie. Dazu gehört auch der Schutz der personenbezogenen Daten. Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV nach § 390 SGB V gibt mit konkreten Anforderungen den IT-Schutz in Praxen vor und setzt so einen verlässlichen, bindenden Rahmen. Praxisinhaber sollten daher nicht nur die erforderlichen Schutzmaßnahmen umsetzen, sondern deren Umsetzung auch nachvollziehbar dokumentieren.

Gut zu wissen: Nicht alle Anforderungen gelten für alle Praxen, denn es wird nach Praxisgröße und Ausstattung unterschieden. Je größer eine Praxis ist und je digitaler sie arbeitet, desto höher sind die Sicherheitsanforderungen. Dazu zählen beispielsweise:

der Schutz von Hardware, Software und Internetanbindung
die geschützte Telematikinfrastruktur-Anbindung
die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, etwa der ärztlichen Schweigepflicht sowie der DSGVO
die Einhaltung bestimmter Sicherheitsstandards, beispielsweise Virenschutz, Firewall, regelmäßige Updates und Backups
eine sichere Datenübertragung
die Einweisung des Personals in den sicheren Umgang mit IT

Digitale Basis

Praxisübernahme oder Praxisgründung – was ist bei IT, TI und Datenübernahme zu beachten?

Datensicherheit und IT-Schutz können nur dann gewährleistet werden, wenn eine funktionierende IT-Lösung die entsprechende Grundlage bildet. Ganz davon zu schweigen, dass eine gut ausgebaute IT-Infrastruktur den Praxisalltag erheblich erleichtert. Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Praxis digital aufstellen sollten, damit alles effizient funktioniert – von rechtlichen Vorgaben über die technische Durchführung bis hin zur strukturierten Übernahme bestehender Systeme und Verträge.

EDV, Leistungen, Lizenzen und Co – die wichtigsten Grundvoraussetzungen schaffen

Wenn Sie eine Praxis kaufen, sollten Sie sich zu Beginn einen gründlichen Überblick verschaffen – über die vorhandene EDV, aber auch über bestehende Verträge, Lizenzen und Zugänge. Welche Systeme können Sie übernehmen, welche müssen neu organisiert und beantragt werden? Wie sind die räumlichen Gegebenheiten? Wie viele Arbeitsplätze brauchen Sie? Wenn Sie Ihre Vorstellungen und den Leistungsumfang genau definiert haben, ist es empfehlenswert, sich von IT-, Software- und TI-Anbietern Angebote einzuholen und zu vergleichen. Ebenfalls ratsam: einen Experten verbindlich mit dem IT-Schutz beauftragen.

Datenschutz

Datenschutz: Dürfen die Patientendaten übernommen werden?

Bei einem Praxiswechsel ist eine Frage besonders wichtig: Was passiert mit den Daten des bisherigen Praxisinhabers? Der Kauf einer Praxis berechtigt den Nachfolger nicht automatisch, die Patientenakten des Vorgängers einzusehen oder weiterzuverwenden. Altakten können getrennt und zugriffsgeschützt verwahrt werden. Für ihre Freigabe zur weiteren Behandlung müssen die erforderlichen Einwilligungen eingeholt und dokumentiert werden. Bei elektronischen Akten muss das Zwei-Schrank-Modell technisch abgebildet werden – auch bei Weiterverwendung desselben PVS.

Zu prüfen sind dabei u. a. folgende Fragen:

Welche personenbezogenen Daten werden übernommen?
Wie wird die Zustimmung der Patienten zur Datenübernahme organisiert?
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Wer darf auf welche Daten zugreifen?
Wie werden nicht übernommene Daten zur Dokumentenarchivierung sicher aufbewahrt und später gelöscht?

Gerade bei der Datenübernahme muss die technische Umsetzung deshalb zwingend auf die rechtlichen Anforderungen abgestimmt werden.

Geltende Aufbewahrungsfristen

Behandlungsakten sind grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Besondere Vorschriften können dabei abweichende Fristen vorsehen. Die Praxisübergabe setzt diese Frist nicht neu in Gang.

Telematikinfrastruktur

Anschluss der Arztpraxis an die Telematikinfrastruktur: Was gilt es zu bedenken?

Auch die Telematikinfrastruktur gehört zu den Punkten, die rechtzeitig geplant werden sollten. Zum einen ist es wichtig, dass TI und PVS kompatibel sind. Zum anderen benötigt die Praxis für die Integration unter anderem einen Praxisausweis, die sogenannte SMC-B. Dieser authentifiziert die Praxis gegenüber der TI und ist Voraussetzung für die Nutzung verschiedener TI-Anwendungen.

Gut zu wissen: Der Praxisausweis des bisherigen Inhabers kann nicht einfach weiterverwendet werden. Bei einem Inhaberwechsel muss der neue Praxisinhaber einen eigenen beantragen.

Neben der SMC-B müssen weitere Komponenten und Dienste beantragt werden. Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihr eigener elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) gültig, freigeschaltet und für die benötigten TI-Anwendungen nutzbar ist. Stimmen Sie mit Ihrem KIM-Anbieter ab, ob die bestehende KIM-Adresse auf die neue Praxisidentität umgestellt werden kann oder eine neue Adresse benötigt wird.

Praxiseröffnung

IT bei der Praxiseröffnung: Welche Praxissoftware und Hardware sind notwendig?

Wer eine Praxis neu gründet, hat bei der IT besonders viele Entscheidungen zu treffen. Von der Auswahl der passenden Praxissoftware über Computer und Drucker bis hin zur Telefonanlage muss die gesamte Infrastruktur zum geplanten Ablauf in der Praxis passen. Damit alle Komponenten optimal zusammenspielen, müssen Hard- und Software entsprechend eingerichtet und konfiguriert werden. Gerade bei der Software gibt es smarte Systeme, die Prozesse in Ihrem Praxisalltag digitalisieren, automatisieren und optimieren. Wir empfehlen Ihnen deshalb, die IT so aufzustellen, dass sie zukunftssicher ist – und Ihnen und Ihrem Praxisteam den Berufsalltag erleichtert. Auch die IT-Sicherheit sollte von Anfang an mitgedacht werden. Dazu gehören beispielsweise Zugriffsrechte, Virenschutz, Firewall und eine verlässliche Datensicherung.

Als Vertriebs- und Integrationspartner unterschiedlicher Softwaresysteme speziell für Arztpraxen und medizinische Bereiche beraten wir Sie gerne und finden eine maßgeschneiderte Lösung für ein modernes Praxismanagement.

Praxisübernahme

IT bei der Übernahme einer Arztpraxis: Was kann bleiben, was sollte erneuert werden?

Sie möchten eine bestehende Praxis übernehmen? Dann ist es auf den ersten Blick naheliegend, die vorhandene IT-Infrastruktur zu übernehmen. Das sollte jedoch niemals ohne eine gründliche Bestandsaufnahme erfolgen, schließlich muss die IT zu Ihnen und Ihren Praxisabläufen passen.

Unser Tipp: Prüfen Sie Hardware, Netzwerk, Praxissoftware und TI-Komponenten ebenso wie Lizenzen und Verträge. Achten Sie auf die aktuelle ECC-Kompatibilität der TI-Technik und testen Sie vor dem Praxisstart die benötigten Anwendungen, etwa ePA, E-Rezept und eAU.

Wie funktioniert eine Praxisübernahme?

Eine Praxisnachfolge besteht aus weit mehr als der Übergabe von Räumen, Geräten und Patientenstamm. Auch die digitale Infrastruktur muss strukturiert übergeben und neu organisiert werden. Praxisabgeber, Nachfolger und Dienstleister müssen ihre Aufgaben bei der Übergabe verbindlich abstimmen. Der Neue Praxisinhaber bleibt für die IT-Sicherheit seiner Praxis verantwortlich, auch wenn er einzelne Aufgaben an Dienstleister vergibt.

Folgende Aufgaben müssen dabei u. a. bis zum Praxisstart übernommen werden:

Bestandsaufnahme der vorhandenen IT
Prüfung von Verträgen und Softwarelizenzen
TI-Zugang und PVS aufeinander abstimmen
TI-Zugang über einen Konnektor oder ein TI-Gateway einrichten und mit dem PVS abstimmen
Praxisausweis rechtzeitig beantragen, eigenen eHBA prüfen und KIM-Einrichtung beziehungsweise Umzug abstimmen
Klärung der Patienten- und Praxisdaten
Prüfung von IT-Schutz und Wartung

Checkliste

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Mit unserer Checkliste können Sie Punkt für Punkt abhaken, was noch beantragt und erledigt werden muss.

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Praxissoftware

Bestehende Praxissoftware übernehmen oder eine IT-Modernisierung angehen – was ist sinnvoll?

Ob die vorhandene Software weiter genutzt oder durch ein neues System ersetzt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Entscheidend sind unter anderem die Anforderungen der neuen Praxis, der Zustand der bestehenden IT und die Frage, ob die vorhandene Software weiterhin technisch und organisatorisch sinnvoll eingesetzt werden kann.

Eine Modernisierung kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn die bestehende Hardware veraltet ist, die Software nicht mehr zu den gewünschten Arbeitsabläufen passt oder wichtige Schnittstellen und digitale Anwendungen fehlen. Eine Weiterführung des bestehenden Systems kann hingegen Vorteile haben, wenn es auf dem neuesten Stand ist und sich der Praxisbetrieb damit ohne größere Umstellung fortführen lässt.

Ein Starttermin, viele Zuständigkeiten – deshalb ist eine gute Organisation bei der Praxis-IT so wichtig

Zwischen der ersten Planung und dem tatsächlichen Praxisstart liegen viele einzelne Schritte, die aufeinander abgestimmt werden müssen. Praxisinhaber, IT-Partner, Softwareanbieter und weitere Dienstleister haben jeweils eigene Aufgaben und Fristen. Gleichzeitig gibt es Entscheidungen, die früh getroffen werden müssen, damit nachfolgende Schritte rechtzeitig umgesetzt werden können.

Unsere To-do-Liste hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Sie begleitet die Planung bis zum Betriebsstart und macht transparent, wer für welchen Punkt die Verantwortung trägt. Mit einer zeitlichen Einordnung, Prüfpunkten zum Abhaken und Arbeitsblättern wird dokumentiert, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche Punkte noch offenstehen. Technische Anforderungen, organisatorische Aufgaben und wichtige Fristen lassen sich Schritt für Schritt zusammenführen. So liefert Ihnen unser Praxisleitfaden eine verlässliche Grundlage für einen reibungslosen Start Ihrer Praxis und Sie können ohne großen Aufwand einen klaren Zeit- und Aufgabenplan erstellen, der alle Beteiligten einbezieht.

Praxisgründung oder Praxisübernahme 2027: Checkliste zu Praxis-IT, IT-Sicherheit und Übernahme der Patientendaten