ePA für alle & medatixx: ePA Workflow-Optimierung im Praxisalltag

Der erste Schritt im Umgang mit der ePA beginnt direkt bei der Patientenannahme oder beim Aufruf im Sprechzimmer. Sie möchten sofort wissen, ob eine Akte existiert und ob Sie darauf zugreifen dürfen. medatixx macht Ihnen das besonders leicht.

Sobald Sie einen Patienten aufrufen, finden Sie im Permanentbereich (dem oberen, immer sichtbaren Teil der Akte) das ePA-Icon. Dieses kleine Symbol ist Ihr wichtigster Indikator. Ist das Icon regulär sichtbar, können Sie in die ePA wechseln. Färbt sich das Icon jedoch rot, bedeutet dies, dass Ihre Zugriffsberechtigung abgelaufen ist. In diesem Fall können Sie keine Dokumente mehr einsehen. Sie können den Status jederzeit aktualisieren, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche zur Online-Ermittlung klicken.

Für Privatpatientinnen und Privatpatienten gibt es eine kleine Besonderheit. Auch diese Gruppe kann die ePA nutzen. Die Voraussetzung dafür ist eine gültige Versichertennummer (KVNR), die Sie im Vorfeld sorgfältig im Patientenstamm hinterlegen müssen. Sobald diese Nummer gepflegt ist, funktioniert der Aufruf exakt so wie bei gesetzlich Versicherten.

Die Einführung der opt-out ePA bedeutet, dass im Grunde für alle gesetzlich Versicherten automatisch eine Akte angelegt wird, sofern diese nicht aktiv widersprechen. Da die Unterstützung der ePA für Praxen nun verpflichtend ist, stellt sich bei der Befüllung der Akte oft die Frage, wie viel Zeit das in Anspruch nimmt. Hier entfaltet medatixx seine wahre Stärke durch intelligente Voreinstellungen.

In den Patientenstammdaten können Sie das automatische Hochladen aktivieren. Standardmäßig sind Systeme oft so konfiguriert, dass Routine-Dokumente wie die eAU, der eMP (elektronische Medikationsplan) sowie Arztbriefe automatisch übermittelt werden. Das bedeutet für Sie: Sie führen Ihre gewohnten Prozesse durch, signieren das Rezept oder den Brief und die Übermittlung passiert geräuschlos im Hintergrund. Das ist eine effiziente Methode, um den manuellen Aufwand auf null zu reduzieren.

Natürlich gibt es Situationen, in denen Patientinnen und Patienten dies nicht wünschen. Jede und jeder hat das Recht auf einen Widerspruch gegen die Übermittlung bestimmter Daten. medatixx ist darauf vorbereitet. Wenn eine Patientin oder ein Patient die Übertragung ablehnt, können Sie dies in den abweichenden Einstellungen individuell anpassen. Sie können ganz granular entscheiden, ob ein Upload manuell oder automatisch erfolgen soll. Sogar das erforderliche Widerspruchsformular für Ihre Unterlagen können Sie direkt aus dem System heraus drucken und von der Person unterschreiben lassen. So sind Sie rechtlich und dokumentarisch immer auf der sicheren Seite.

Gerade für Sie als Ärztin oder Arzt ist die nächste Funktion essenziell: Nicht alle Dokumente eignen sich für einen automatischen Upload. Oftmals gibt es komplexe Diagnosen, pathologische Laborwerte oder sensible MRT-Befunde, die Sie zunächst im persönlichen Gespräch erläutern möchten, bevor sie in der Akte sichtbar werden. Hierfür bietet medatixx die überaus praktische Freigabeliste.

Anstatt Dokumente sofort in die ePA zu übertragen, stellen Sie diese zunächst in die Freigabeliste ein. Dies ist wie ein digitaler Zwischenspeicher, in dem Daten vorübergehend gespeichert werden. Erst wenn die Befundbesprechung stattgefunden hat, können Sie das Dokument mit einem gezielten Klick manuell hochladen und in die ePA übertragen. Dieser Workflow schützt Ihre ärztliche Souveränität und verhindert unangenehme Situationen, in denen Patientinnen und Patienten beunruhigende Diagnosen unbegleitet auf ihrem Smartphone lesen.

Eine der größten Erleichterungen der elektronischen Patientenakte ist der Zugriff auf Informationen von anderen Fachärztinnen, Fachärzten oder Kliniken. Wenn ein neuer Fall zu Ihnen kommt, müssen Sie nicht mehr auf postalische Briefe warten oder Faxe anfordern. Sie öffnen einfach die ePA und sehen die dort abgelegten Dokumente.

Um Ihre eigene Praxisdatenbank nicht unnötig zu überlasten, hat medatixx eine clevere Vorschaufunktion integriert. Über das Wolken-Symbol können Sie sich Dokumente vorab ansehen. So prüfen Sie schnell, ob der Bericht für die aktuelle Behandlung überhaupt von Belang ist. Ist das Dokument wichtig, laden Sie es über den Download-Button herunter. Sie können dabei sogar mehrere Dateien gleichzeitig markieren und in einem Rutsch importieren.

Dabei unterscheidet das System zwischen zwei Arten von Dokumenten. Einerseits gibt es unstrukturierte Dateien wie einfache PDF-Befundberichte. Andererseits gibt es strukturierte Dokumente, die im Hintergrund auf dem XML-Format basieren. Diese strukturierten Daten sind besonders wertvoll, da medatixx die Inhalte direkt auslesen und in Ihre eigenen Übersichten integrieren kann.

Ein großer Bestandteil einer exzellenten Versorgung ist die Arzneimitteltherapiesicherheit. Bisher war es oft mühsam herauszufinden, welche Medikamente von anderen Praxen, Kliniken oder Apotheken bereitgestellt wurden. Die ePA bringt hier eine gewaltige Verbesserung, nämlich einen enormen Zugewinn an Sicherheit für die Behandelnden und eine massive Zeitersparnis für das Personal an der Anmeldung.

Die elektronische Medikationsliste (eML) bündelt alle verordnungspflichtigen und verschreibungspflichtigen Medikamente, die über eRezepte ausgestellt wurden. Sie enthält wertvolle Informationen über Mehrfachverordnungen und Abgaben durch Apotheken. Zudem sehen Sie ebenfalls, ob ein Medikament substituiert wurde. Wenn Sie die eML aufrufen, haben Sie sofort ein klares Bild der aktuellen Medikation der letzten 365 Tage.

Zusätzlich können Sie den strukturierten Medikationsplan (eMP) in die Akte laden oder von dort abrufen. Wenn Sie den eMP aktualisieren und erneut hochladen, wird die vorherige Version sauber überschrieben. Das verhindert ein Chaos aus veralteten Listen und sorgt dafür, dass alle an der Behandlung beteiligten Parteien immer auf dem gleichen, aktuellen Stand sind.

Neben Briefen und Medikationsplänen unterstützt die ePA zahlreiche weitere Formate. Sie können beispielsweise den Notfalldatensatz (NFD) aus der Akte herunterladen und direkt in Ihren lokalen Notfalldatensatz übernehmen. Im Notfall spart das wertvolle Sekunden.

Ebenso wichtig ist der Datensatz persönliche Erklärung (DPE). Hier sind Hinweise auf das Vorhandensein und den Aufbewahrungsort wichtiger Dokumente, wie Patientenverfügung oder Vorsorgevollmacht gespeichert. Wenn Sie neue Patientinnen und Patienten aufnehmen, lohnt sich ein kurzer Blick in dieses Register, um wichtige Rahmenbedingungen der Behandlung frühzeitig zu klären. Auch Daten aus Ihrem eigenen digitalen Archiv (x.archiv) können Sie problemlos und ohne Medienbrüche in die ePA hochladen. Bitte beachten Sie dabei lediglich die Systemgrenzen: Eine einzelne Datei darf maximal 25 MB groß sein, eine Gesamtlieferung darf 250 MB nicht überschreiten.

Damit die Prozesse in der gesamten Praxis flüssig laufen, müssen die technischen Grundlagen im Hintergrund stimmen. Ein häufiger Stolperstein, der zu Fehlermeldungen und Frustration führt, ist die Rollenverwaltung.

Damit medizinische Dokumente in die elektronische Patientenakte hochgeladen werden können, müssen in medatixx bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen mit ihrem vollständigen Vor- und Nachnamen im System angelegt sein. Darüber hinaus benötigen sie zwingend die Rolle „Einsteller“. Diese Rolle muss für jede Person im Team einzeln konfiguriert werden. Ärztinnen und Ärzte benötigen zusätzlich die Rolle „Autor“.

Wenn Sie versuchen, Dokumente zu übermitteln und das System dies verweigert, liegt die Ursache sehr häufig an einer fehlenden Rolle. Wir bei Doctago übernehmen solche administrativen Einstellungen gerne für Sie. Wir prüfen Ihre Rollenkonzepte und stellen sicher, dass alle im Team genau die Rechte haben, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Die Technik ist das eine, der Mensch das andere. Die Einführung der elektronischen Patientenakte wirft bei vielen gesetzlich versicherten Personen Fragen auf. Ihr Team ist meist die erste Anlaufstelle für diese Fragen.

Ein sicherer Umgang mit der Software gibt Ihnen die nötige Ruhe, um diese Fragen souverän zu beantworten. Sie können den Patientinnen und Patienten erklären, dass ihre Gesundheitsdaten sicher und verschlüsselt in der Telematikinfrastruktur verarbeitet werden. Sie können darauf hinweisen, dass die Krankenkasse selbst keinen Zugriff auf die medizinischen Inhalte der Akte hat, auch wenn die Krankenkasse die App zur Nutzung sowie Leistungs- und Abrechnungsdaten bereitstellt. Letzteres jedoch auch nur, wenn die versicherte Person zuvor nicht widersprochen hat. Und Sie können beruhigen, dass jede versicherte Person selbst entscheiden kann, welche Dokumente verborgen oder gelöscht werden sollen.

Wenn Sie die medatixx-Workflows beherrschen, wird die Erfassung und Verwaltung der Daten zur Nebensache. So können Sie sich wieder voll und ganz auf die Menschen konzentrieren.

Zu guter Letzt bietet medatixx Ihnen ein wertvolles Werkzeug zur Nachverfolgung: das ePA-Protokoll. Im Trubel des Alltags kann es vorkommen, dass eine Übertragung aufgrund einer kurzzeitigen Störung der Telematikinfrastruktur fehlschlägt.

Das Protokoll zeigt Ihnen den Upload-Verlauf transparent an. Sie sehen sofort, ob Uploads erfolgreich waren, fehlerhaft sind oder noch ausstehen. Dieses Protokoll können Sie bei Bedarf ausdrucken oder als Datei exportieren. Es gibt Ihnen die Gewissheit, dass keine Dokumente verloren gehen und Sie stets den vollen Überblick über Ihre Dokumentation haben.

Die „ePA für alle“ ist eine große Veränderung für Praxen in ganz Deutschland. Doch sie ist auch eine große Chance für eine effizientere Praxisorganisation und eine bessere Patientenversorgung. Zwar sind Praxen dazu verpflichtet, die ePA zu unterstützen, doch die Umsetzung kann flexibel gestaltet werden. Wenn Sie die Automatisierungsfunktionen von medatixx intelligent nutzen – gerade bei der Befüllung der Akte –, die Freigabelisten für sensible Befunde einsetzen und die Rollenverteilung in Ihrem Team sauber definieren, wird die ePA zu einem unsichtbaren Helfer. Sie reduziert Suchzeiten, minimiert Papierkram und schützt Sie vor unnötigen Unterbrechungen.

Lassen Sie sich von den technischen Begriffen nicht einschüchtern. Mit der richtigen Begleitung und einer optimal konfigurierten Software wird auch die elektronische Patientenakte zu einem ganz normalen, reibungslosen Teil Ihres Arbeitsalltags.

Hinweis: Dieser Artikel dient der Information über technische Möglichkeiten und Workflows. Für rechtlich bindende Auskünfte zur ePA, zum Datenschutz oder zu den Vorgaben der gematik konsultieren Sie bitte Ihre Datenschutzbeauftragte bzw. Ihren Datenschutzbeauftragten oder Rechtsbeistand.