DSGVO und KI: Wie DSGVO-konform ist der KI-Telefonassistent PraxisConcierge in der Arztpraxis?

Von Robert Muhlack

Ein Lautsprecher des KI-Telefonassistenten Praxis Concierge steht auf dem Empfangstresen. Daneben zeigt eine Blase, ob das DSGVO konform ist.

Ein KI-gestützter Telefonassistent wie PraxisConcierge ist eine gute Lösung, um Abläufe in Arztpraxen effizienter zu gestalten und das Team spürbar zu entlasten. Aber wie sieht es rechtlich aus? Verträgt sich ein KI-Telefonassistent mit so wichtigen Themen wie Datenschutz und ärztliche Schweigepflicht? Ist die Software wirklich datenschutzgerecht, sodass die Daten Ihrer Patienten geschützt sind? Wir bei Doctago bieten Ihnen einen Überblick, weshalb Sie mit PraxisConcierge auf der rechtssicheren Seite sind.

Das Wichtigste rund um DSGVO beim KI-Telefonassistenten auf einen Blick

Ein KI-basierter Telefonassistent erleichtert den Praxisalltag erheblich
Das Thema Datenschutz ist die größte Hürde beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Arztpraxen
Vorgaben wie DSGVO und AI Act müssen beim Umgang mit Praxisassistenten und anderen KI-Anwendungen eingehalten werden
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt die datenschutzkonforme Verarbeitung von Patientendaten durch einen Software-Anbieter im Auftrag der Praxis
Die Anrufer müssen durch eine Ansage informiert werden, dass sie mit einer KI-Telefonassistentin sprechen
Korrekt angewendet ist PraxisConcierge eine sichere, intelligente Software-Lösung nach DSGVO

Mehr Entlastung für Ihre Arztpraxis durch KI

Lernen Sie den KI-Telefonassistenten PraxisConcierge mit all seinen Vorteilen kennen.

Was ist PraxisConcierge

Was ist PraxisConcierge und wie funktioniert ein digitaler Assistent für die Arztpraxis?

PraxisConcierge nimmt die Anrufe in Ihrer Praxis entgegen, erfasst automatisch die Anliegen Ihrer Patienten und verschriftlicht und kategorisiert sie. Alle relevanten Informationen werden von der intelligenten Software übersichtlich zur Verfügung gestellt und können anschließend von Ihnen bearbeitet werden – zeitlich flexibel und mit nur wenigen Klicks.

Damit sorgt PraxisConcierge für mehr Effizienz im Praxisalltag, reibungslose Prozesse und einen besseren Service für Ihre Patientinnen und Patienten. Ein positiver Nebeneffekt: Am Empfang kehrt deutlich mehr Ruhe ein und Ihr Praxisteam wird spürbar entlastet.

Datenschutzkonform?

Gesundheitsdaten, Schweigepflicht und Co: Ist ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis datenschutzkonform?

Nicht jeder KI-gestützte Telefonassistent eignet sich für den Einsatz in Arztpraxen. Als EDV-Experten im Gesundheitswesen empfehlen wir von Doctago Ihnen deshalb eine Anwendung, die speziell als Praxissoftware konzipiert wurde: PraxisConcierge. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung und der Teamschulung und sorgen dafür, dass das System reibungslos und vor allem rechtskonform läuft.

DSGVO: Welche Rechtsgrundlage gilt bei einem digitalen Telefonassistenten in der Arztpraxis?

Beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Ihrer Praxis müssen einige Regeln strikt und zuverlässig eingehalten werden. Wir helfen Ihnen dabei:

AI Act: Die EU-weite KI-Verordnung regelt den Einsatz von KI, etwa die Transparenzpflicht.
Serverstandort in der EU: Die Datenverarbeitung muss auf zertifizierten Servern innerhalb der EU erfolgen.
Ärztliches Berufsgeheimnis (§ 203 StGB): Die Verwendung des KI-Telefonassistenten darf das ärztliche Berufsgeheimnis nicht verletzen.
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
o Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28): Zwischen Praxis und Software-Anbieter muss ein AVV geschlossen werden.
o Hinweispflicht (Art. 13): Anrufer müssen zu Beginn des Telefonats darüber informiert werden, dass sie mit einer KI sprechen und ihre Angaben aufgezeichnet werden.
o Schutz personenbezogener Daten (Art. 9): Gesundheitsdaten sind sensibel und unterliegen strengen Vorgaben bei der Bearbeitung und Speicherung.
o Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35): Bestimmte Arztpraxen, die in großem Umfang sensible Daten mit KI verarbeiten, sind dazu verpflichtet, regelmäßig eine DSFA durchzuführen.

AI Act: Der rechtliche Rahmen für Künstliche Intelligenz

Es gelten innerhalb der EU einheitliche Regeln für die Künstliche Intelligenz, der sogenannte Artificial Intelligence Act. Die Umsetzung des am 1. August 2024 in Kraft getretenen Gesetzes erfolgt in verschiedenen Phasen. Grundlage aller Artikel des AI Act ist der verantwortungsbewusste Umgang mit KI. Dazu gehören unter anderen eine Transparenzpflicht (also die Transparenz der KI-Nutzung) sowie die verpflichtende Schulung der Mitarbeitenden mit den KI-Tools.

Pflicht bei KI

Pflicht bei KI in der Praxis: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Wenn Sie als Arzt oder Ärztin einen externen Dienstleister damit beauftragen, personenbezogene Daten zu verarbeiten, benötigen Sie eine schriftliche Vereinbarung. Das ist keine freie Entscheidung, sondern Vorschrift. Der AVV regelt die rechtskonforme Verarbeitung der Patientendaten.

Was muss zwischen Arztpraxen und Auftragsverarbeiter klar geregelt sein?

Der AVV regelt nicht nur die Art und den Zweck der Datensicherung und -verarbeitung, sondern verpflichtet den Anbieter auch zur Verschwiegenheit. Ein großer Vorteil für Sie: Durch den Vertrag müssen Sie nicht die separate Einwilligung jeder einzelnen Patientin und jedes einzelnen Patienten einholen. Informieren müssen Sie sie dennoch – für gewöhnlich über die Datenschutzerklärung der Praxis.

Praxis oder Anbieter?

Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich – Praxis oder Anbieter?

Wir als Anbieter der Praxissoftware agieren für Sie als Auftragsverarbeiter und handeln ausschließlich nach Ihrer Weisung. Ihre Praxis übernimmt als Auftraggeber die DSGVO-Konformität sämtlicher genutzter Anwendungen und bleibt verantwortlich. Ein weiterer wichtiger Grund, die Einrichtung und Pflege der Systeme in die Hände von EDV-Spezialisten zu geben, die mit dem Gesundheitswesen bestens vertraut sind.

Speichern?

Darf KI Anrufe und Gespräche speichern?

Ein digitaler Telefonassistent unterstützt Sie und Ihr Praxisteam bei der Telefonie, indem er Anrufe für Sie entgegennimmt, verarbeitet und speichert. Diese Prozesse sind mit einer Software wie PraxisConcierge auch dann erlaubt, wenn Sie damit einen Zweck verfolgen und die folgenden rechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden.

Hinweispflicht: Müssen die Patienten bei Anrufen informiert werden und eine Einwilligung geben?

Wenn Sie einen KI-Telefonassistenten oder ein KI-Tool einsetzen, müssen Sie Ihre Anrufer darüber informieren. In einigen Fällen benötigen Sie sogar das Einverständnis:

Telefonie: In einer Ansage muss sofort klar ersichtlich werden, dass die Anrufenden mit einem digitalen Assistenten sprechen.
Gesprächsaufzeichnung: Wird eine Gespräch aufgezeichnet, ist eine Einwilligung erforderlich.
Terminerinnerung: Ob per SMS oder E-Mail, möchten Ihre Patienten an einen Termin erinnert werden, müssen sie dies vorab einwilligen.
Datenverwaltung: Patienten müssen in der Datenschutzerklärung der Praxis darüber informiert werden, dass für die Datenverarbeitung externe Dienstleister zuständig sind.

DSGVO-konforme Verarbeitung von Gesundheitsdaten: Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?

PraxisConcierge verarbeitet und speichert die Daten ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Die Bearbeitung erfolgt immer auf Grundlage eines AVV und nach strengen Sicherheitskonzepten. Verarbeitet werden grundsätzlich nur die medizinischen Daten und relevanten Informationen, alle anderen Daten werden sofort gelöscht.

Darf man die medizinischen Patientendaten verarbeiten und speichern – trotz Schweigepflicht?

Praxen unterliegen nicht nur der Datenschutz-Grundverordnung, sondern auch dem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB. Das gilt auch für den Einsatz KI-gestützter Systeme. Deshalb ist es erforderlich, dass die rechtlichen Voraussetzungen der Datenverwaltung erfüllt sind.

Löschfristen: Wie lange werden die Daten gespeichert?

Bei PraxisConcierge gilt ein strenges Löschkonzept. Es werden nur die relevanten Daten gesichert. Anrufbezogene Informationen werden automatisiert nach 30 Tagen gelöscht. Termindaten werden zeitnah nach dem Termin gelöscht.

Was ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Eine DSFA ist ein Instrument der Datenschutz-Grundverordnung, die die Praxis dazu verpflichtet, vor Beginn einer Datenverarbeitung eine Abschätzung der Folgen vorzunehmen. Es gibt allerdings eine Einschränkung: Diese Überprüfung gilt insbesondere, wenn die Rechte von Personen stark gefährdet sind. Etwa wenn es um große sensible Datenmengen geht oder neue KI-Technologien getestet werden. Bei einer kleinen Praxis ist dies in der Regel nicht nötig. Ob Ihre Praxis diese Vorgabe erfüllen muss, muss individuell geprüft werden. Wir beraten Sie gerne.

PraxisConcierge

Auf der sicheren Seite: DSGVO mit PraxisConcierge in Praxen

Der Schutz der Daten Ihrer Patienten ist wichtig. Wir sind uns dieser Verantwortung bewusst und empfehlen Ihnen deshalb eine Software, die Datenschutz und Datensicherheit auf höchstem Niveau bietet.

Schutz sensibler Daten: PraxisConcierge garantiert den Schutz sensibler Daten nach neuesten Standards.
Rechenzentrum in Deutschland: Die Datenspeicherung geschieht ausschließlich auf Servern in Deutschland, die nach ISO 27001, ISO 27017 und 27018 zertifiziert sind.
Datenminimierung: Gespeichert werden nur die notwendigen Daten. Alle anrufbezogenen Daten werden automatisch nach 30 Tagen gelöscht.
Zugriffssicherung: Die Sicherheitskonzepte sind auf dem neuesten Stand der Technik und umfassen Funktionen wie Authentifizierung, automatischer Logout, IP-Blockierung nach mehrfach ungültigen Anmeldeversuchen oder die Einschränkung des Zugangs.
Expertise: PraxisConcierge arbeitet mit einem auf das Gesundheitswesen spezialisierten Datenschutzbeauftragten zusammen.

Bereit für Ihren KI-Telefonassistenten?

Gerne beraten wir Sie persönlich und kompetent, wie Sie die Effizienz Ihrer Praxis mit PraxisConcierge steigern können.